Henrique J. C. de Oliveira, Gramática da Comunicação, FEDRAVE, Aveiro, 1993-1995

A carta comercial, segundo alguns, tornou-se uma operação de rotina, praticamente realizada mecanicamente e de forma convencional, tendo muitas vezes como destino o cesto de papéis do destinatário.

Apesar de, em muitos casos, preferirmos substituir uma carta por um simples telefonema, a verdade é que uma carta, se tiver algo de original, algo que prenda a atenção do leitor, poderá ter grandes probabilidades de cumprir o objectivo proposto.

Apesar das grandes facilidades e potencialidades fornecidas actualmente pelos meios telemáticos, a carta comercial constitui ainda um meio de comunicação bastante importante no mundo dos negócios, não devendo ser relegada para segundo plano. Ela permite ainda transmitir aquilo que, muitas vezes, não conseguimos dizer oralmente. Ela continua a desempenhar uma grande quantidade de funções e não é por acaso que continuam a publicar-se trabalhos de carácter essencialmente prático sobre o assunto[1].

Eis uma breve relação das tarefas que poderão ser desempenhadas pela correspondência comercial:

♦ Dar seguimento a ordens de compra, de venda, de envio, de prestação de serviços, etc;

A carta comercial é o meio mais difundido de comunicação e, embora aparentemente simples, apresenta toda uma série de aspectos que, apesar de parecerem pequenos pormenores sem grande importância, são importantes para obtenção de uma boa eficiência. Para que uma carta, seja ela de tipo familiar, seja de tipo comercial, consiga o máximo da eficácia, deverá obedecer a todo um conjunto de quesitos importantes, que vão desde o mais pequeno detalhe até ao conteúdo informativo veiculado. Estes aspectos têm a ver com: a) a apresentação; b) a redacção.

O papel utilizado na correspondência deve ser de boa qualidade. Não se exige um papel de luxo; importa, isso sim, é que seja fino, flexível, resistente e macio ao toque. A cor mais habitual é a branca, embora em certos casos se possam adoptar outras, mas sempre em tons claros. Por vezes apresentam-se textos de tipo comercial em papel de tom escuro com letras invertidas, isto é, em tom contrastante, habitualmente em letras brancas. Todavia, textos apresentados desta maneira tornam a leitura normalmente difícil, exigindo, para evitar esse inconveniente, um cuidadoso arranjo gráfico. Sejamos, pois, simples, usando de preferência um papel branco ou mate, fino e de boa qualidade.

Outro aspecto a ter em conta é o do formato a utilizar. Até há algum tempo, eram utilizadas folhas nas dimensões de 27 por 21 centímetros. Actualmente usa-se um papel em formato normalizado, com 29,7 por 21 centímetros, habitualmente designado por formato A4. Não há obrigatoriedade na utilização de formatos únicos; no entanto, a sua utilização permitirá uma melhor classificação e arquivo da correspondência. O formato do papel deverá estar de harmonia com o tamanho do sobrescrito, de modo que, dobrando a folha em três partes aproximadamente iguais, caiba perfeitamente, não ficando a carta engelhada nem dobrada no momento em que se fecha o envelope. Também não será de bom tom utilizar um envelope exageradamente grande relativamente ao formato da página.

Toda a carta comercial deverá ser escrita apenas na face anterior. Quando se torna indispensável maior espaço, deverão utilizar-se outras folhas, que deverão ser numeradas.

Se a qualidade do papel e o formato têm importância, aquele que maior impacto apresenta junto do destinatário é o aspecto gráfico, pois é o que primeiro lhe prende a atenção. O aspecto gráfico tem a ver com aquilo que habitualmente se designa pela expressão «mancha gráfica».

Em primeiro lugar, a folha deverá apresentar uma mancha gráfica regular e correctamente marginada, devendo a margem esquerda ter uma largura de cerca de 3 a 4 centímetros, não só pelo aspecto visual, mas sobretudo para permitir posteriormente um correcto arquivo nos classificadores, não obrigando a furar a folha sobre a mancha textual e permitindo uma leitura cómoda do texto, sempre que se torne necessário consultá-lo.

Em segundo lugar, o aspecto gráfico tem a ver com o estilo adoptado na distribuição das diferentes partes que compõem a mancha textual. Esta é composta pelos seguintes elementos (veja-se o quadro da figura 77):

O cabeçalho é a parte impressa no alto da carta, por vezes até em relevo, constituída normalmente por um logotipo (opcional) e um bloco de texto, no qual se indicam o nome da casa, a firma ou denominação social, o ramo de comércio ou indústria em questão, a direcção completa (rua, número, andar, código postal, cidade, província, país), o apartado postal e o número de telefone (ou telex, telefax, telegramas, etc). Poderá ainda indicar outras filiais, sucursais ou escritórios, Membros da Presidência, Conselho de Administração, Gerência ou Administração, lema da empresa, número de contribuinte, etc.

O cabeçalho é um elemento bastante importante, pois contribui, com os restantes elementos já mencionados, para causar uma boa impressão junto do destinatário. Daí que o cabeçalho deva ser adequado à empresa ou profissão desempenhada, original e facilmente memorizável, ter uma aparência moderna e estar bem impresso. Por estas razões, o bloco formado pelo logotipo e texto, que constitui o cabeçalho, deverá ser feito por alguém com experiência e bom gosto, a fim de que o conjunto resulte harmonioso e estético.

O conjunto logotipo e texto podem apresentar diferentes estruturas. Existem diversos formatos de cabeçalho, sendo o mais corrente o horizontal, em que o conjunto imagem e texto ocupam uma secção rectangular, ficando normalmente a imagem do lado esquerdo. Outro formato utilizado é o de pirâmide, normal ou invertida, situando-se imagem e texto dentro de uma secção triangular, que pode ficar à esquerda ou no meio do cabeçalho[2]. Dentro do formato horizontal, o cabeçalho pode também jogar com a simetria, ficando o texto entre duas imagens iguais ou numa posição centrada relativamente a um eixo. Noutros casos ainda, o conjunto pode ocupar uma secção poligonal, regular ou irregular. Embora sejam estes os formatos habituais, a criatividade e sentido estético podem levar a outros formatos originais e cativantes. Como sugestão, aconselhamo-lo a recolher alguns exemplares de cartas comerciais autênticas e a analisá-las tendo em conta os aspectos referidos.

Se efectuarmos uma leitura de obras especializadas, verificaremos que uma das recomendações feitas é a de que o cabeçalho deve evitar toda a exibição espaventosa, pois esta pode ser prejudicial. Em contrapartida, recomendam uma elegância sóbria na disposição dos elementos. E aconselham que o desenho represente certos produtos relacionados com o ramo comercial e para os quais se pretende chamar mais a atenção: instrumentos, ferramentas, máquinas, automóveis, produtos medicinais ou laboratoriais, produtos alimentares, etc.

Mas se a folha de boa qualidade com um cabeçalho bem impresso é um elemento a ter em conta, não poderemos descurar a etapa seguinte: a da redacção e dactilografia da carta. É muito importante a redacção do texto; mas por muito bem redigido que ele esteja, o resultado final será desagradável se a mancha textual e a impressão dos caracteres não for igualmente cuidada. É necessário para a boa apresentação de uma carta:

♦ uma boa impressão dos caracteres, especialmente quando se usa uma máquina de escrever ou, no caso de um computador, uma impressora ─ uma fita gasta não permite uma boa impressão;

♦ uma correcta digitação do texto, evitando trocas de letras, erros de carácter ortográfico ou até mesmo ausência de letras ou de palavras;

♦ uma boa distribuição da mancha textual, devendo haver harmonia entre esta e as margens;

Apesar dos meios informáticos darem, actualmente, uma preciosa ajuda na elaboração da correspondência comercial, facilitando o trabalho de digitação de uma carta, a verdade é que toda a base do sucesso reside essencialmente no trabalho da pessoa que digita o documento, pelo que esta deverá saber como ordenar os diferentes elementos constituintes de uma carta: o bloco inicial, o corpo da carta e o bloco final.

Antes de vermos cada um destes elementos, uma vez que eles podem ser colocados em diferentes posições, dentro da mancha textual, convirá referir os estilos de apresentação das cartas.

Alguns livros técnicos fazem referência a três estilos diferentes: semi-bloco; bloco; bloco total. A verdade é que o estilo pode ser bastante variável, pois tem a ver com o arranjo estético da mancha gráfica. Como base de referência, poderemos indicar dois estilos, tendo em conta a disposição dos blocos inicial, final e corpo da carta relativamente a um eixo que, partindo do canto superior esquerdo, ligará o canto inferior esquerdo ─ na vertical ─ ou o canto inferior direito ─ na diagonal.

Observem-se atentamente as figuras 79 e 80, que nos mostram a distribuição da mancha textual organizada segundo os dois eixos indicados, e veja-se como os blocos constituintes se encontram distribuídos.

O bloco inicial é a parte da carta que contém a data, o destinatário, a referência e a saudação de abertura. Destes quatro elementos, a referência ou assunto é o único que é facultativo, pelo que pode ou não existir. Este elemento consiste numa breve frase na qual se dá a conhecer o conteúdo da carta. Se facultativo e raro na correspondência habitual, constitui um dos elementos sempre presentes nas chamadas cartas normalizadas, isto é, nas cartas elaboradas segundo as normas DIN. Mas vejamos primeiro a distribuição do bloco inicial nas cartas não normalizadas.

A data é sempre escrita na parte superior da carta, imediatamente por baixo do cabeçalho, quando este existe, sendo precedida do nome da localidade. Normalmente coloca-se do lado direito, embora haja quem prefira colocá-la no lado esquerdo. Não há obrigatoriedade de localização, mas há toda a vantagem em ter um sítio fixo, para que facilmente se possa localizar.

Acerca da data, convirá chamar a atenção para o facto de que, em português, só há uma única forma correcta de a escrever. Deve-se sempre indicar o nome da localidade, separada por uma vírgula, seguindo-se-lhe obrigatoriamente por esta ordem o dia, o mês e o ano, de acordo com o modelo:

No final da data nunca se coloca nenhum sinal de pontuação. O único existente na data é a vírgula que separa a localidade da data.

O quadro da figura 81 apresenta um conjunto de dez datas das quais só quatro estão de acordo com as normas portuguesas. Identifique as correctas e procure descobrir o que há de incorrecto nas restantes.

O segundo elemento do bloco inicial é o destinatário. É, como o nome indica, a parte onde se apresentam os diferentes elementos referentes à pessoa a quem nos dirigimos, ou seja, é todo aquele conjunto de elementos indispensáveis para que a carta chegue às mãos da pessoa a quem se destina: nome, rua, número, andar, localidade, código postal e país,no caso de se tratar de correspondência para o estrangeiro.

Este conjunto de elementos é colocado um pouco abaixo da data, aconselhando-se, no mínimo, um espaço de duas linhas. No entanto, a sua colocação está dependente do tamanho do texto. Não há uma posição certa e obrigatória para a colocação do destinatário: há quem o coloque à direita, há quem o coloque à esquerda. Nos modelos indicados nos esquemas das figuras 79 e 80 o destinatário encontra-se sempre à esquerda. Há quem prefira colocar o destinatário encostado à margem direita, cumprindo deste modo uma dupla função por permitir a identificação do destinatário pelos correios. Deste modo, a data[4] deverá ocupar uma área que permita, uma vez dobrada a carta em três partes iguais, a sua leitura através da janela do sobrescrito. Há também quem distribua os elementos da direcção em escada, a que se dá o nome de distribuição em escala. É no entanto um tipo de apresentação com tendência para desaparecer e actualmente considerado incorrecto por alguns manuais de correspondência comercial, que aconselham que os diferentes elementos da direcção se apresentem perfeitamente alinhados pela esquerda e de acordo com as sequências seguintes, tendo em conta a localização do destinatário:

A - Se nos dirigimos a uma pessoa em particular, directamente para a sua morada:

B - Se nos dirigimos a uma pessoa em particular, para o seu local de trabalho:

3º - Cargo ocupado: Presidente, Secretário Geral, Director; Administrador; Reitor; Delegado; etc.

4º - Empresa, departamento ou secção onde ocupa o cargo, seguindo uma ordem do geral para o particular;

No final de cada linha da parte relativa ao destinatário não há necessidade de usar qualquer sinal de pontuação. Eis alguns exemplos de indicações de destinatários:

Sr. António Augusto Mendes

Rua Visconde da luz, 25-2º/Dtº

3000 COIMBRA

Sr. Horácio Magalhães Bastos

Sócio Administrador

Empresa de Construção Moderna

Rua Castro Matoso, 23

3810 AVEIRO

A referência é um elemento nem sempre presente na correspondência comercial. Quando existe, é colocada abaixo do destinatário, com uma linha de intervalo, alinhada pela esquerda. Consiste numa breve alusão ao assunto da carta, normalmente precedida das palavras «Referência» ou «Assunto», podendo estas ser apresentadas de forma abreviada.

A saudação ou fórmula de cortesia é a expressão inicial que antecede o corpo da carta. Sendo uma fórmula de cortesia, equivale, a nível da comunicação linguística, ao elemento que, numa situação de oralidade, chamará a atenção do sujeito receptor, desempenhando simultaneamente uma função fática e uma função de cortesia e, em certos casos, uma função apelativa, procurando captar não só a atenção do receptor mas sobretudo captar-lhe a sua simpatia, tornando-o logo à partida mais receptivo para aquilo que lhe vai ser proposto. Veja-se, por exemplo, a fórmula «Ilustríssimo e distintíssimo Professor...», cujo tom marcadamente adulador está bem patente.

A fórmula de cortesia escreve-se sempre do lado esquerdo, podendo ficar totalmente encostada à margem esquerda, procedimento bastante frequente ultimamente, ou alinhada com a primeira letra da primeira linha da carta, correspondente à marcação dos parágrafos.

Existe um elevado número de fórmulas de tratamento, na sua grande maioria já entradas no uso corrente e consideradas por alguns manuais práticos como fórmulas caducas, absurdas e vazias de conteúdo. Apesar de todas as críticas que lhes possam fazer, a verdade é que continuam em uso e dificilmente desaparecerão das normas correntes. No entanto, a nossa preferência deverá ir para as fórmulas mais simples e despretensiosas. A seguir se apresenta uma lista com algumas retiradas de correspondência actual e apresentadas, em alguns casos, com a forma abreviada correspondente:

Ilustríssimos Senhores (Ilmos Srs.)

Excelentíssimo Senhor (Exmo. Sr.)

Digníssimo Senhor...

Caríssimo Senhor...

Distintíssimo Doutor ...

Ex.^ma Senhora...

Estimadíssimo Senhor ...

Distinto cliente ...

Distinto Senhor ...

Estimado cliente, ...

Distintíssimo e Ilustríssimo Professor, ...

Amigos e Senhores (Am.^os e Snrs. ou Amigos e Srs.)

A seguir à fórmula de saudação há manuais que consideram como obrigatório o uso de dois pontos (:). Outros consideram que o sinal que deverá ser utilizado é a vírgula (,). A consulta de várias cartas redigidas em português permite-nos constatar que tanto a vírgula como os dois pontos são utilizados, embora a grande maioria utilize a vírgula, o que nos leva a concluir que talvez seja esta a pontuação preferida. Seja como for, a conclusão final que teremos de tirar é que qualquer um deste sinais de pontuação será aceitável, competindo a quem escreve optar por um ou por outro.

Convém chamar a atenção para o facto de que há um conjunto de fórmulas de saudação de uso obrigatório com determinadas entidades, tais como reis e príncipes, embaixadores, detentores de cargos públicos e políticos e entidades eclesiásticas[5]

A correspondência normalizada, ou seja, segundo as normas DIN (Sigla formada a partir das palavras da expressão alemã «Dast ist Norm», que significa 'isto é norma'), caracteriza-se por apresentar uma distribuição dos elementos do bloco inicial segundo uma estrutura fixa, entre o cabeçalho e o corpo da carta. Após a apresentação do destinatário, à esquerda ou, mais frequentemente, à direita, numa área que corresponde à da janela de leitura dos envelopes com janela, existe um sector já impresso, no qual se indicam a referência e a data da carta a que se dá resposta e os elementos referentes à carta enviada, tais como n/ carta de, n/ referência, data. Todos estes elementos são colocados na mesma linha, tendo por baixo, com uma a duas linhas de intervalo, a indicação Assunto:, após o que se segue o corpo da carta. Vejam-se as figuras 82 e 83, que nos mostram dois exemplares de cartas normalizadas, uma relativa a uma empresa de navegação, a outra dando uma ideia da correspondência normalmente utilizada em estabelecimentos oficiais de ensino.

Antes da análise dos restantes elementos que compõem uma carta, efectue uma pequena pausa de reflexão, fazendo as actividades a seguir propostas.

Verifique se as direcções a seguir apresentadas se encontram correctas. Caso contrário, identifique o que está incorrecto:

Para

Senhor M. P. C. de Abreu,

Avenida dos Aliados, 28 - 2º/Esq.

4000 PORTO

Exmo Senhor

Manuel Pinto de Abreu,

Av. Dr. Lourenço Peixinho, 27 - 3º,

3800 AVEIRO

Exmo Senhor Júlio Soares

Rua do Souto, 32

4700 BRAGA

Abreu y Gomez, Construcciones

Edificio Marbella,

Portal C, 6º - 124;

Apartado de Correos 1221.

27001 Lugo.

ESPANHA

Exmª Senhora

D. Maria da Conceição P. de Almeida Ribeiro.

Rua Castro Matoso, 26 - 3/Dtº.,

3800 AVEIRO

Utilizando os elementos indicados em cada grupo, escreva correctamente os destinatários:

O corpo da carta é a parte central e a mais importante, pois corresponde à exposição do assunto. Toda a carta deverá ser escrita tendo como base uma estrutura bem definida. Antes de se redigir o texto, há toda a vantagem em formular um conjunto de questões fundamentais:

Significam estas quatro questões que é importante saber o que se pretende, pois a redacção da carta varia de acordo com os objectivos. Por outro lado, há toda a vantagem em conhecer as características da pessoa a quem nos dirigimos, pois o tom da carta deve ter em conta as características do destinatário. Seria descabido, por exemplo, enviar um pedido de pagamento num tom áspero a um cliente que costuma ser cumpridor e pontualíssimo nos pagamentos mas que, por qualquer motivo imprevisto ou por lapso, se esqueceu de enviar o pagamento dentro do prazo habitual. Igualmente seria descabido enviar uma proposta de aquisição de uma moradia ou um apartamento a alguém que entrou em falência ou que de antemão sabemos que não tem quaisquer meios para efectuar uma aquisição de tão grande envergadura.

Quando não possuímos elementos sobre o destinatário, convirá adoptar um conjunto de regras importantes, que passamos a indicar:

♦ Determinar com rigor o que se pretende com a carta, de modo a redigi-la da maneira mais adequada à situação;

♦ Evitar ferir as susceptibilidades do destinatário, com alusões a temas diversos ou manifestando desprezo por determinado tipo de pessoas. Há toda a conveniência em assumir sempre uma posição de neutralidade, de modo a não colidirmos com a liberdade de pensamento e a maneira de ser de cada um;

♦ Procurar captar a atenção do destinatário utilizando uma linguagem correcta, educada, simples, clara e despretensiosa;

Há manuais de correspondência comercial que consideram que o corpo de uma carta deve compreender duas partes distintas: o preâmbulo e a exposição do assunto.

O preâmbulo é a parte inicial antes da entrada no assunto, onde se apresenta a confirmação de uma carta nossa anteriormente enviada, por ex., e para a qual não obtivemos qualquer resposta, ou o aviso da recepção de uma carta, etc. O assunto é a apresentação daquilo que se quer dar a conhecer. Na correspondência de carácter oficial, é habitual tratar-se apenas de um assunto em cada carta, ao passo que, na correspondência comercial, poderá ser abordado mais do que um assunto, a menos que nos dirijamos a uma empresa que, pelas suas dimensões e organização, possua diferentes secções com funções específicas. Quando numa carta se apresenta mais do que um assunto, é de toda a conveniência que cada matéria ocupe um parágrafo específico.

Além desta estrutura bipartida ─ preâmbulo e assunto ─, há manuais que consideram que toda a carta comercial deverá seguir uma estrutura tripartida, constituindo a já clássica divisão em Introdução, desenvolvimento e conclusão.

Na introdução dir-se-á algo que prenda a atenção do leitor e o leve a ler a carta até ao fim.

No desenvolvimento, apresentar-se-ão os diferentes elementos que poderão interessar o leitor: argumentos, factos e vantagens devidamente organizados, de modo a despertarem o desejo de adquirir algo, se se trata de uma oferta de produtos, ou levarem o destinatário a corresponder ao que lhe é solicitado, se se trata, por exemplo, de um pedido de pagamento.

Ao apresentarmos a argumentação, é conveniente que quem redige procure colocar-se na posição do destinatário, efectuando o levantamento das vantagens ou dos inconvenientes daquilo que é proposto, de modo a que, na conclusão da carta, seja apresentada a ideia final que leve definitivamente o destinatário a agir. Há que procurar um bom remate para o encerramento da carta, pois de contrário poder-se-á perder todo o trabalho anteriormente realizado.

Se se trata de uma carta destinada a efectuar uma encomenda de diversos produtos, é vantajoso que a carta seja redigida de tal maneira que torne fácil e rápida a leitura daquilo que é essencial, pelo que os diferentes elementos da encomenda deverão ser apresentados separadamente, linha a linha, indicando o produto, sua referência e o número de unidades pretendidas. Deste modo permitir-se-á uma consulta e controlo de modo fácil e rápido no momento em que se procede à satisfação da encomenda.

Para pôr em destaque estes elementos, facilitando a consulta, devem ser registados num tipo de letra diferente. Se a carta é feita à mão, o que na prática quase já não se faz, salvo em casos muito excepcionais, convirá destacar os produtos pedidos sublinhando-os ou inserindo-os numa área da carta separada dos restantes elementos do corpo da carta. Se se utiliza a máquina de escrever, os produtos pedidos poderão ser destacados indicando-os em maiúsculas. Quando se utiliza o computador, prática cada vez mais corrente hoje em dia, esses elementos poderão ser destacados utilizando-se quer um tipo de letra diferente, quer as letras em negrito (bold).

Há firmas que já têm um sistema de correspondência, com modelos próprios impressos, que permitem uma indicação de todos os elementos respeitantes ao pedido de encomendas: designação do produto, número de referência, número de unidades; valor total da encomenda. No entanto, quando tal não acontece, há toda a conveniência em seguir as indicações atrás referidas.

O bloco final é constituído pela despedida, antefirma e assinatura da carta.

A despedida constitui o fecho da carta e consiste na habitual fórmula final de cortesia, que poderá ser colocada à esquerda ou a direita, de acordo com o estilo utilizado (Vejam-se as figuras 40 e 41, pp. 250-251). Há muitas fórmulas utilizáveis, umas mais simples, outras mais complexas e cerimoniosas, como veremos mais adiante. A seguir à fórmula de despedida, nunca se esqueça de utilizar uma vírgula.

A seguir à fórmula de despedida, coloca-se a antefirma (se for caso disso) e a assinatura, elementos que podem ser apresentados à esquerda ou à direita. Quando existe a antefirma, esta é constituída pelo nome da empresa ou da firma, seguindo-se-lhe um espaço em branco para a assinatura e o nome completo da pessoa que assina, tendo na linha imediatamente a seguir e por baixo o título ou o cargo desempenhado. A assinatura deverá ser feita à mão no espaço deixado entre a antefirma e o nome da pessoa que assina. Se não existir qualquer indicação da empresa ou firma, a assinatura deverá ser feita no espaço deixado para o efeito entre a despedida e o nome dactilografado, tendo por baixo o cargo desempenhado.

Observem-se as figuras 84 e 85, que apresentam alguns exemplos de blocos finais, contendo a fórmula de despedida, a assinatura e, em alguns casos, a antefirma. Se efectuarmos uma pesquisa e observação de cartas comerciais, poderemos verificar que, em alguns casos, a fórmula de despedida se encontra à esquerda e a antefirma ou a assinatura à direita. Noutros casos, estes elementos encontram-se alinhados num conjunto situado à direita. Daqui poderemos concluir que não há uma forma rígida e única de colocar os elementos do bloco final em correspondência comercial.

Quando se junta um ou vários documentos, escreve-se à esquerda e na parte final da carta (vejam-se as figuras 79 e 80), por extenso ou abreviado, «Anexo: ... ou Anexos: ...» (formas abreviadas: An. ou Ans.), indicando-se os documentos enviados.

No fim das cartas escritas, podem-se indicar as iniciais não só da pessoa que as ditou, mas também de quem as dactilografou ou digitou.

Se ao terminarmos uma carta verificamos ter esquecido alguma coisa com importância, não deveremos acrescentá-lo no final por meio do recurso ao Post-scriptum. Este recurso deverá ser banido da prática corrente, pois pode ser considerado como reflexo de falta de cuidado no trabalho efectuado. Se o que ficou por indicar não é urgente, mais valerá dizê-lo numa carta posterior. Se é urgente, então será preferível voltar a dactilografar toda a carta. No caso de utilizarmos os meios informáticos, não será necessário escrever nova carta, pois é extremamente fácil inserir no local adequado do texto aquilo que ficou por dizer. Igualmente não serão desculpáveis incorrecções resultantes de uma má digitação ou apresentação da carta, já que o uso do computador permite remediar com grande facilidade e reduzido trabalho qualquer tipo de incorrecção.

Quererá isto dizer que o uso do post-scriptum está totalmente banido da correspondência comercial? A resposta lógica será a negativa, pois este continua a usar-se frequentemente... mas intencionalmente, com o objectivo de chamar a atenção do destinatário para determinado aspecto que se considera importante ou para reforçar a função apelativa, quando se trata de cartas que visam influenciar o receptor. É o que encontramos correntemente naquelas cartas que visam promover determinados produtos. Nestas, procura-se intencionalmente levar o potencial cliente a agir, complementando e reforçando tudo quanto já foi anteriormente dito ao longo da carta. Vejam-se, por exemplo, os excertos transcritos nas cartas da figura 86.

Tendo em conta as indicações fornecidas nas páginas anteriores, a carta deverá apresentar, no final, um arranjo gráfico harmonioso, podendo a mancha gráfica apresentar dois estilos distintos, conforme já vimos anteriormente. Tendo em conta as regras enunciadas e os modelos propostos nas figuras 79 e 80, a mancha gráfica deverá apresentar um aspecto final de acordo com os esquemas A, B ou C da figura 87 e nunca o aspecto irregular apresentado em D. O esquema C mostra-nos o aspecto gráfico da carta em que o destinatário se situa no lado direito, na zona que corresponde, uma vez dobrada a carta em três partes iguais, à zona da janela do envelope, desempenhando assim uma dupla função. Em qualquer dos esquemas, A, B ou C, verificamos que o texto se encontra sempre alinhado a partir quer da linha tracejada, que corresponde à margem esquerda, quer da linha vertical tracejada, ao centro da folha.

O aspecto da mancha gráfica da carta está dependente, como é lógico e fácil de deduzir, da maior ou menor extensão do corpo da carta, pelo que quem a digita deve ter em conta este aspecto. Se o corpo da carta, ou seja, a mensagem a transmitir é reduzida, terá de jogar com o espaçamento das linhas e o tamanho dos caracteres. Isto é extremamente fácil de fazer quando se utilizam os meios informáticos, que permitem dimensionar a mancha textual, mediante indicação das medidas das margens, escolher o espaçamento entre linhas e os tipos e tamanhos de letra. No caso de se utilizar uma máquina de escrever, terá de se jogar apenas com o espaçamento das linhas e a largura das margens que, em alguns casos, poderá estar também condicionada pela existência do cabeçalho. É que há cabeçalhos que, à partida, definem as dimensões da mancha textual e das margens. Mas, na maior parte dos casos, este pré-dimensionamento não se verifica, pelo que quem digita o documento deverá ter em conta a distribuição dos diferentes constituintes da carta, a fim de obter uma composição final agradável.

Quando o texto da carta é demasiadamente extenso, não cabendo numa só página, as restantes folhas deverão apresentar igualmente um aspecto estético agradável. Há certas empresas que só se preocupam com o aspecto da primeira página, apresentando as seguintes sem qualquer preocupação de ordem estética. É como ter uma casa com uma fachada lavada, mas com o interior totalmente desarrumado. Toda a boa impressão causada antes de entrar desaparece, revelando o desleixo de quem a habita. Assim, as páginas seguintes devem ser escritas num papel da mesma qualidade (boa, como é lógico!) e apresentar uma disposição gráfica harmoniosa, com as margens devidamente justificadas, isto é, devidamente alinhadas e nas dimensões da primeira página. Há firmas que revelam já esta preocupação, tendo folhas especialmente impressas para a continuação do texto, nas quais indicam não só os números das páginas, mas outras indicações como o número de referência, a data e o destinatário.

Não havendo folhas impressas para continuação, a prática mais simples, mas indispensável, consiste na numeração das páginas seguintes, o que poderá ser feito no canto superior direito, alinhado com a margem, ou ainda no centro, na zona do cabeçalho, ou até mesmo no fundo da página.

Há também quem numere as páginas de acordo, por exemplo, com o modelo 1/5, 2/5, 3/5, ... 5/5, o que permite saber não só a página onde nos encontramos, mas também o seu número total. No caso do exemplo indicado, o documento seria constituído por um total de 5 páginas.

Regra importante é também nunca deixar a assinatura no cimo de uma página, completamente isolada do resto do texto. Como norma, devem-se apresentar nessa última página duas ou três linhas do último parágrafo, seguindo-se a despedida, a antefirma (havendo-a) e a assinatura, juntamente com as referências ou anexos, no caso de existirem.

[1] - O leitor interessado nesta matéria tem à sua disposição uma vasta bibliografia, constituída por obras publicadas em várias línguas e em várias épocas. Algumas são já bastante antigas, outras relativamente recentes, mas todas elas fornecem elementos e sugestões com interesse. Apesar da grande variedade de bibliografia, limitamo-nos à indicação de apenas três obras acessíveis e ainda disponíveis em língua portuguesa:

● EDUARDO PINHEIRO, Manual prático de correspondência comercial, 8ª ed., Porto, Editorial Domingos Barreira, s/d, 222 páginas;

● JOSÉ VIEIRA, Cartas comerciais em português, 2ª ed., Porto, Porto Editora, 1988, 328 pp.

● GASTON FERNANDEZ DE LA TORRIENTE e EDUARDO ZAYAS-BAZAN, Como escrever cartas eficazes, 1ª ed., Mem Martins, Edições CETOP, 1990, 180 páginas.

[2] - Na figura 78 são-lhe apresentados alguns exemplos de cabeçalhos com logotipos. Exceptuando o último exemplo, os restantes não pertencem a nenhuma firma existente. Qualquer semelhança com a realidade terá sido pura coincidência.

[3] - Relativamente às datas apresentadas no quadro da figura 81, apresenta-se a seguir a solução. Estão correctas apenas as datas com os números 2, 5, 7 e 9. O que está errado: a data 1 apresenta três erros (dois pontos, mês abreviado e ponto final); a data 3 tem uma vírgula no fim; a data 4 está abreviada e com a ordem invertida; a data 6 está abreviada e com a ordem invertida, começando pelo ano em vez do dia; a data 8 tem o nome do mês em minúscula; a data 10 separa a localidade por meio de um hífen e acaba com ponto final.

[4] - Relacionado com o registo das datas, será conveniente recordar que não existe, como é corrente ouvir-se, «data à moda da Europa». Apenas é correcta a forma por nós indicada. A este respeito, transcrevemos uma carta publicada num jornal, cujo conteúdo merece a nossa reflexão.

NÃO EXISTE qualquer norma europeia para escrever datas, ao contrário do que pode deduzir-se de uma «Nota da Redacção» publicada com a carta de um leitor [EXPRESSO, 22/2/92: «Ambicionaria tornar a nascer»]: a questão do formato das datas numéricas é muito curiosa e permite abordagens múltiplas, nomeadamente na história recente da evolução que teve no nosso país.

A Norma Portuguesa 950, de 1984, aplica-se exclusivamente à forma de representação numérica das datas, correspondendo ao que está estabelecido, desde 1976, em norma da ISO (Internacional Standard Organization, organismo de normalização internacional, com sede em Genebra, portanto fora da CE, de âmbito mundial). De acordo com essa norma, a representação de uma data sob forma inteiramente numérica deve ser constituída do seguinte modo:

a) 4 algarismos para o ano. A representação deve reduzir-se a 2 algarismos quando a omissão do século não for susceptível de criar confusão; contudo, devem utilizar-se 4 algarismos em particular na correspondência e para fins de documentação;

Curiosamente, difundiu-se em Portugal a ideia de que «a nova maneira de escrever datas era uma orientação comunitária - o que é inteiramente falso, mas ajudou a aceitação do respectivo uso, dado o significativo acolhimento verificado aos ideais da integração.

Nos outros países comunitários a sua aceitação e a sua divulgação são muito limitadas e sempre em sectores muito específicos, ligados à informática. A própria Comissão da Comunidade codifica a sua legislação escrevendo as datas na forma «dia, mês, ano».

A grande vantagem da nova representação exclusivamente numérica de datas estava efectivamente relacionada com o tratamento automático da informação, que esteve na origem desta normalização, mas que deixou já de ser importante dado que a maior parte do moderno «software» para computadores admite e converte os diversos formatos de data.

Uma outra utilidade poderá ser a indexação de arquivos em microfilme, para busca automática, mas de qualquer modo mantém-se o carácter específico de aplicação, como se de um código se tratasse.

[...] Será que não conseguimos refrear esta nossa tendência para considerar que o que vem de fora é que é bom?

[5] - Aqui se apresenta uma relação das fórmulas de tratamento para entidades especiais:

Senhor/Senhora - Sereníssimo - Senhor/Sereníssima - Senhora (Este tratamento verifica-se sempre mesmo que rainhas e princesas sejam solteiras).

● Presidentes, ministros, membros de supremos tribunais e tribunais de contas, governadores, reitores e vice-reitores de universidades:

Convém desde já frisar que entre Portugal e o Brasil há diferenças consideráveis relativamente às fórmulas de tratamento. Enquanto Portugal é mais conservador, o Brasil prefere utilizar expressões mais simples.