Henrique J. C. de Oliveira, Gramática da Comunicação, FEDRAVE, Aveiro, 1993-1995

Antes de entrarmos no aspecto mais importante e mais complexo da correspondência, que é o da redacção, apresentando alguns exemplos de cartas comerciais, convirá abordar um conjunto de aspectos também a ter em conta tais como os envelopes, o uso de abreviaturas e de maiúsculas, os numerais e os sinais matemáticos geralmente utilizados.

Os envelopes[1] encontram-se em diferentes formatos: o industrial, com as dimensões de 155 x 1125 mm; o comercial, ligeiramente mais pequeno, com 145 x 113 mm; os envelopes mais pequenos, de uso corrente e formato variável de acordo com os seus conteúdos.

De acordo com as normas internacionais, que visam a normalização da correspondência, tendo em vista o seu tratamento mecanizado, desde Maio de 1974, envelopes e bilhetes postais devem ter em conta vários aspectos:

Desde essa data, existem os chamados envelopes normalizados, com medidas mínimas e máximas estabelecidas pelos serviços dos correios, tendo em vista o tratamento ou triagem automática pelas máquinas. Consulte-se o quadro da figura 88, que apresenta os formatos, dimensões e peso aceites quer para os envelopes, quer para os bilhetes postais. Fora das medidas indicadas no quadro dessa figura, o correio é rejeitado pelas máquinas e tratado manualmente, sendo por isso onerado com uma taxa suplementar.

De todos os formatos possíveis para os envelopes, são recomendados dois, com a utilização das seguintes medidas: 220 x 110 mm e 162 x 114 mm.

Está determinado que as medidas dos envelopes, adicionados o comprimento, a largura e a espessura, não poderão ultrapassar os 90 cm, e que a maior dimensão não poderá ser superior a 60 cm, tal como se documenta no esquema seguinte:

Relativamente aos envelopes com janela, as normas estabelecem um conjunto de regras referentes à localização, dimensões e material constituinte, que passamos a enumerar:

■ a janela é colocada, no mínimo, a 20 mm do bordo lateral direito, a 20 mm do

A cor e o conteúdo são também dois aspectos considerados pelas normas. Os envelopes e os postais devem ser brancos ou de cor muito clara, a fim de não dificultar ou impedir a «leitura» pelas máquinas, evitando-se assim a hipótese de erro. Para reduzir essa possibilidade, deverão ser sempre escritos com tinta escura. Também para evitar problemas ao passarem pelas máquinas, o conteúdo da correspondência tem de ser uniforme e de maneira a não ultrapassar a espessura indicada no quadro da figura 88.

Aspecto de maior importância é o que diz respeito às zonas de endereçagem. De acordo com as normas (consulte-se a figura 89), podem-se considerar quatro zonas rigorosamente delimitadas:

Essas zonas estão rigorosamente delimitadas, devendo-se ter em conta as medidas mínimas e máximas indicadas na figura 50 quando procedermos à indicação do remetente e do endereço.

O envelope é a parte da correspondência fundamental para a sua chegada em bom estado ao destinatário e é também aquela que é lida por mais de uma pessoa. O envelope deve por isso ser de boa qualidade e resistente, sendo frequentemente cada vez mais utilizado pelas diferentes empresas como mais um meio de publicidade. Por esta razão, é costume as cartas comerciais utilizarem envelopes impressos, exibindo na área do remetente o logotipo com a menção da firma e do domicílio do comerciante. Obtém deste modo uma dupla finalidade: divulga o nome da firma e facilita o seu reenvio ao remetente, no caso de não se encontrar o destinatário.

Como em certos tipos de correspondência a data poderá constituir um pormenor de grande importância para apuramento de direitos e obrigações resultantes de determinados contratos ou situações, há toda a conveniência em arquivar, em certos casos, os envelopes que trazem a data no carimbo do correio conjuntamente com o respectivo conteúdo.

As abreviaturas são um modo prático de economizar tempo e espaço na escrita de uma carta. No entanto, sendo algumas de uso quase obrigatório, a verdade é que a regra básica relativamente a elas é não abusarmos do seu uso, especialmente na redacção do corpo da carta. São de uso quase obrigatório o «Sr.» ou «Sr.ª» ou ainda o «Exmo. Sr.» ou «Exma. Sr.ª» nos endereços, mas será incorrecto o seu uso na saudação ou abertura da carta. Há inclusive determinadas abreviaturas, ainda hoje utilizadas, que são consideradas por modernos manuais de correspondência como formas incorrectas ou antiquadas. Evite-se portanto o uso e abuso das abreviaturas. No entanto, como há um elevado número que continua a ser utilizado, para o caso de encontrar alguma cujo significado se torne mais difícil de descobrir, tem à sua disposição os quadros das figuras 90 e 91, que lhe apresentam uma relação ordenada das mais correntemente utilizadas.

Uma regra importante a ter em conta na correspondência comercial é a eliminação de erros ortográficos. Quem digita uma carta deve ter conhecimentos neste domínio, evitando incorrecções desta natureza, que só contribuem para criar uma má imagem da firma ou entidade que expede tal correspondência. Para facilidade de trabalho, deve-se ter sempre à mão um prontuário ortográfico e um bom dicionário da língua. Mas há alguns princípios que têm de estar sempre presentes: o uso das maiúsculas e dos sinais de pontuação. Remetemos o leitor para o capítulo deste trabalho onde este assunto é abordado[2]. No entanto, a seguir, e dada a sua importância, apresentamos algumas das principais regras acerca do emprego das maiúsculas em correspondência comercial.

♦ 3 - As locuções substantivas próprias, excepto os determinantes e as preposições, designando não só nomes de pessoas mas também de firmas, estabelecimentos comerciais, empresas, etc:

♦ 4 - Nomes de ruas, avenidas, praças e alamedas, quando fazem parte do endereço:

♦ 5 - Nomes de países, cidades, vilas e aldeias. Quando no nome está incluído um determinante ou indicação de «São/Santa», devem escrever-se também com maiúscula:

♦ 7 - Os nomes dos meses. Mas atenção, os nomes dos dias da semana escrevem-se sempre com minúscula.

♦ 8 - A primeira palavra depois da fórmula de saudação, embora sintacticamente incorrecto, porque a frase se iniciou com a fórmula de saudação, costuma em correspondência comercial escrever-se com letra maiúscula, quer se tenha utilizado a vírgula ou os dois pontos assinalando a separação entre a fórmula de saudação e o início da introdução ou preâmbulo ao assunto:

Em correspondência comercial, há regras para a utilização dos numerais, que deverão ser conhecidas por quem redige ou digita uma carta. Igualmente há um grande número de sinais matemáticos que são utilizados com grande frequência, pelo que o seu conhecimento se pode tornar indispensável. Comecemos por reflectir acerca dos numerais, cuja utilização é por vezes incorrecta, confundindo-se muitas vezes os ordinais e os partitivos.

Com a indicação dos centenários e dos milénios utilizam-se os numerais ordinais em vez dos cardinais. Diz-se, por exemplo, o «segundo milénio», o «quinto centenário». O mesmo se poderá dizer quando se emprega a palavra aniversário. Diz-se, por exemplo, «o terceiro aniversário», o «trigésimo aniversário» ou o «tricentésimo aniversário», etc.

Há palavras para indicar determinados conjuntos de anos e expressões para indicação de aniversários, que se encontram indicadas no quadro da figura 92.

Para um bom conhecimento dos numerais, aconselha-se a consulta atenta de uma gramática da língua portuguesa, na parte correspondente. Para uma consulta imediata, tem à sua disposição os quadros das figuras 92 e 93. O quadro da figura 93 apresenta uma relação dos números românicos e arábicos correspondentes, bem como os respectivos cardinais e ordinais por extenso. O quadro da figura 94 completa o anterior, apresentando-nos os numerais multiplicativos e fraccionários.

Relativamente aos numerais multiplicativos, são de uso corrente os dois primeiros: dobro e triplo. Daqui em diante, é mais corrente utilizar-se expressões no estilo de «quatro vezes o tamanho de...», «sete vezes ...», etc., sendo os vocábulos correspondentes «quádruplo» e «séptuplo», bem como os restantes valores, considerados como formas eruditas e, como tal, menos usadas na linguagem corrente. Os restantes valores, não contemplados no quadro da figura 98, são indicados juntando ao numeral a palavra «vezes» como, por exemplo, na frase «Este terreno tem uma área 15 vezes superior à daquele».

Em certos casos, é necessária a utilização da numeração romana. Esta utiliza-se essencialmente para assinalar os séculos, a ordem na sucessão dos reis, os capítulos de um livro, os cantos de uma epopeia ou os actos numa peça de teatro, a numeração das páginas relativas aos prefácios, etc. Na língua portuguesa é obrigatória a escrita da numeração romana em letras maiúsculas ou versais. É considerado erro a sua escrita com letras minúsculas.

Na utilização dos numerais, tratando-se de uma enumeração, devemos atender sempre ao critério da uniformidade, optando ou pela sua indicação por meio dos dígitos, ou pela sua indicação por meio de letras, isto é, por extenso. Nunca deveremos utilizar ao calha uma ou outra forma de registo dos valores numéricos, mas apenas uma e só uma forma de indicação das quantidades. Por exemplo, será erro grave uma enumeração no estilo do exemplo apresentado, em que ora se indicam as quantidades por extenso, ora por meio de dígitos.

Na indicação de percentagens, deve-se escrever cem por cento ou, então, 100 %, e, no caso de tantos por mil, o sinal correspondente deverá ser ‰. Além de tudo quanto foi exposto relativamente aos numerais, utilizam-se em correspondência comercial diferentes sinais matemáticos, cujo conhecimento é importante, devendo-se para isso consultar o quadro da figura 95.

Como recomendação final e antes de encerrarmos o assunto relativo às cartas comerciais, lembramos-lhe que a redacção e aspecto final de uma carta deverá sempre merecer a sua máxima atenção. O ideal seria podermos aqui apresentar-lhe um exemplo de cada modalidade de carta comercial, com indicação daquilo que se deve ou não fazer, tendo em conta diversos aspectos não só de ordem formal e linguística, mas também de ordem psicológica, tendo em conta as relações humanas. Infelizmente, estes aspectos, sem dúvida importantíssimos, ultrapassam o âmbito deste trabalho. Assim, remetemo-lo, leitor interessado em aprofundar os conhecimentos neste domínio, para a obra já anteriormente citada de GASTON F. TORRIENTE, Como escrever cartas eficazes, onde poderá encontrar diversos conselhos para escrever cartas de vendas, avisos de rotina, pedidos de pagamento de contas, cartas de constrangimento, como dizer sim ou não a solicitações de pedidos, como transmitir más notícias, enviar condolências, etc. A partir de elementos fornecidos por esta obra, apresentamos-lhe, no quadro da figura 57, um modelo de questionário que poderá utilizar ou adaptar ao seu caso pessoal, tendo em vista uma melhor avaliação das cartas por si elaboradas[4].

Dissemos, no início da rubrica acerca das cartas comerciais, que estas poderão desempenhar diversas tarefas, tais como promover produtos ou serviços, enviar informações, efectuar pedidos de esclarecimento, de pagamento, etc.

Nas páginas seguintes, são-lhe propostas algumas actividades que, simultaneamente, lhe apresentam alguns exemplos de cartas comerciais autênticas.

Leia atentamente os documentos transcritos e analise-os tendo em conta os seguintes aspectos:

2 - Linguagem utilizada (objectividade/subjectividade; registo de língua; tipo de frases; etc);

5 - Procure aplicar aos documentos[5] o questionário transcrito no quadro da figura 96, efectuando, logicamente, as necessárias adaptações. Há questões às quais não poderá responder por falta de elementos, como é, por exemplo, o caso do papel utilizado no original. Em situações destas, atribua um SIM às alíneas correspondentes. Relativamente à questão 25, reformule-a nos seguintes termos: «Terão os autores das cartas ficado realmente satisfeitos com o trabalho que fizeram?».

Exmo Senhor

Dr. Nicolau da Fonseca

Av. 25 de Abril, 9 - 3º

3810 AVEIRO

Aveiro, 21 de Novembro de 1995

Exmo Senhor Dr,

Ao proceder à verificação dos registos contabilísticos da nossa firma, relativos ao passado mês de Outubro, constatámos que, certamente por acidental esquecimento da parte de V. Exª, ainda não fez entrega do recibo da importância referente ao pagamento dos seus honorários e colocados nesse mês ao seu dispor.

A fim de não criar perturbações de ordem administrativa e fiscal à firma, muito agradecemos que ─ com a possível brevidade ─ faça V. Exª entrega do recibo em questão nos nossos Serviços Administrativos.

Aproveitamos a oportunidade para renovar os nossos melhores cumprimentos.

O Administrador

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1 - Acabou o seu curso. Juntamente com outros amigos, constituiu uma sociedade e montou uma moderna empresa onde fabrica, restaura e vende móveis. Ao lado das novas tecnologias para produção de mobiliário de escritório, de acordo com as novas normas da Comunidade Europeia, possui também um sector especializado onde o trabalho artesanal é valorizado com a produção de móveis de arte. Como empresa jovem e dinâmica que é, pretende a sua divulgação. Seleccionou para isso, criteriosamente, dois sectores de potenciais compradores para envio de uma carta informativa acerca da sua empresa, a inaugurar brevemente.

Redija uma carta tendo em vista a divulgação das suas actividades e, juntamente, o convite, que irá enviar no mesmo sobrescrito, para que o seu potencial futuro cliente participe na sessão de inauguração da firma.

[1] – Embora de origem francesa, a palavra envelope está já de tal modo enraízada na língua portuguesa que frequentemente e cada vez mais a utilizamos em substituição do termo português sobrescrito, relegando-o para segundo lugar. Talvez se deva isto ao facto da palavra estrangeira ser mais significativa que a congénere portuguesa. Envelope, relacionada com o verbo envelopper, que significa 'envolver', é talvez mais sugestiva que sobrescrito. Envelope é aquilo que envolve e protege, guardando os nossos segredos, os nossos desejos, os nossos sentimentos, as nossas informações e os nossos pedidos. Optemos, pois, por envelope, ainda que, uma vez por outra, empreguemos também a palavra sobrescrito.

[2] – O emprego das maiúsculas é abordado no volume I da Gramática da Comunicação, capítulo IV, pp. 162-164.

[3] – (Nota: não confundir com o uso em casos como «Eles reuniram-se na igreja de...»

[4] – Se respondeu objectiva e rigorosamente a cada uma das perguntas do questionário fornecido no quadro da figura 57, poderá efectuar uma avaliação atribuindo uma cotação de acordo com a tabela:

000-050 pontos – ♦ – Mau. O resultado obtido está longe de ser satisfatório. Deverá recomeçar a sua carta e, sobretudo, reler todo o capítulo acerca das cartas comerciais.

050-100 pontos – ♦ – Medíocre. O resultado ainda não é satisfatório. Reveja alguns aspectos relativos às cartas comerciais.

100-150 pontos – ♦ – Suficiente. A sua carta está aproveitável, mas poderá ainda ser melhorada. Pratique um pouco mais.

150-200 pontos – ♦ – Bom. Só há que aperfeiçoar alguns pormenores. Em breve as suas cartas serão perfeitas.

200-250 pontos – ♦ – Muito bom. Em breve será um mestre em correspondência.

[5] – As cartas transcritas para as actividades propostas são documentos autênticos, nos quais foram omitidos ou alterados os nomes das entidades intervenientes ou por elas responsáveis. Como documentos autênticos, apresentam aspectos positivos e negativos, pelo que não as deverá tomar como modelos ideais. Deverá analisá-las tendo em conta as regras fornecidas nas páginas anteriores. Em alguns, omitimos o cabeçalho (Header) e a nota de rodapé (Footer).