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Onde obter a informação: serviços de documentação; meios de
comunicação social; livros técnicos, obras de vulgarização e
manuais escolares; bibliotecas públicas e privadas; dicionários
e enciclopédias; meios informáticos. Algumas regras para
pesquisa da informação. Como organizar/arquivar a informação.
Saber ouvir e tomar notas. A leitura e sua classificação
tipológica. Condições para uma boa leitura. A leitura rápida. A
leitura em voz alta. O plano ou estrutura dos textos. O resumo. |
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ONDE OBTER A INFORMAÇÃO
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Figura 1: Onde obter a informação: 1- Serviços de
documentação; 2- Meios de comunicação social; 3-Bibliotecas públicas
e privadas; 4- Obras de vulgarização e manuais escolares; 5-
Dicionários e enciclopédias; 6- Meios informáticos: bases de dados,
enciclopédias digitais, Internet, etc. |
Do
mesmo modo que um rio não poderá correr se não tiver uma nascente e
recursos hídricos que lhe alimentem o caudal, também nós não poderemos
ter conhecimentos sem fontes de informação, sejam elas orais ou
escritas. Daí que a primeira pergunta que deveremos formular seja: -onde
obter a informação ou informações pretendidas, evitando-se perdas de
tempo por pesquisas pouco inteligentes?
Existem à nossa disposição diferentes fontes de informação, que
poderemos agrupar em duas grandes classes: os meios tradicionais e mais
simples; os meios informáticos, mais complexos mas também mais evoluídos
e com elevadas potencialidades. Dentro dos meios tradicionais, temos à
nossa disposição diferentes recursos: serviços de documentação; meios de
comunicação social; livros técnicos especializados, obras de
vulgarização e manuais escolares; bibliotecas públicas e privadas;
dicionários e enciclopédias.
De
uma maneira geral, quase todas as administrações, empresas e
estabelecimentos de ensino possuem sectores especializados na informação
─
os serviços de documentação
─,
onde poderemos encontrar informação especializada, diariamente
classificada e actualizada, aos quais poderemos recorrer.
Além
dos serviços de documentação, encontramos uma vasta fonte de informação,
sobretudo acerca de problemas da actualidade ou de interesse geral, nos
meios de comunicação social, tais como jornais e revistas, entre
outros. Além dos acontecimentos do dia-a-dia, dos chamados "faits
divers", encontramos muitas vezes artigos bastante desenvolvidos sobre
os mais variados temas, quer em secções próprias, quer geralmente em
suplementos. Em Portugal, encontramos diversos jornais que apresentam
suplementos bastante desenvolvidos que merecem uma leitura atenta e até
mesmo o seu destaque e arquivo. Para darmos um exemplo concreto, temos o
caso do jornal Expresso e o de revistas várias que, semanalmente,
aparecem nos locais habituais de venda. Apresentam diversos temas da
actualidade e artigos de interesse e cultura geral tratados com certo
desenvolvimento. Uma vez que nem sempre adquirimos nem coleccionamos
esses jornais ou revistas, o local onde nos deveremos dirigir para sua
consulta deverá ser, de preferência, nas próprias empresas que os
editam. Aí existe o arquivo de todos os exemplares publicados, bem como
serviços próprios de documentação. Além das próprias empresas
jornalísticas, poderemos ainda recorrer às bibliotecas públicas, que
normalmente recebem e arquivam determinados jornais e revistas.
De
uma maneira geral, não nos devemos limitar às publicações periódicas
nacionais. Encontramos também, nas bancas e papelarias, jornais e
revistas em outras línguas, sobretudo inglesa e francesa, que não
deveremos desprezar. A título exemplificativo, poderemos citar, entre
outras, revistas tais como L'Express, The New Observer, Le Nouvel
Observateur, Le Monde, Science et Vie, Géo, etc. Existem revistas
especializadas sobre quase todos os domínios do saber: Ciências e
Tecnologia, Automobilismo, Espaço, Mecânica, Informática, Geografia,
História, Economia, Literatura, Arte, etc.
As
grandes editoras põem quase sempre à disposição do público leitor
colecções de
obras técnicas, obras de vulgarização e
manuais escolares. Em Portugal são várias as editoras e as
colecções. Se as quiséssemos mencionar todas, obteríamos uma longa
listagem. A título meramente exemplificativo, indicam-se algumas das
muitas colecções à venda nas livrarias:
Da
Editorial Presença, encontramos diversas colecções relacionadas com
várias áreas do conhecimento, tais como, por exemplo: Colecção Sistemas
─
ligada ao mundo da informática; Col. Biblioteca de Gestão Moderna
─
ligada à área da Gestão e Relações Públicas; Col. Tempos Livres
─
ligada a diversas áreas do saber.
Das
Edições 70, encontramos diferentes colecções: Col. Perspectivas do Homem
─
área da Antropologia; Col. Persona
─
áreas da Psicologia e Psicanálise; Col. Lugar da História; Col. O Saber
da Filosofia; Col. Arte e Comunicação.
Da
Ed. Europa-América, na colecção Livros de Bolso, encontramos
praticamente todos os domínios, desde as diferentes ciências até à
literatura e lazer.
Ficaram também por citar, como é óbvio, muitas outras colecções editadas
por muitas outras editoras. Convém não esquecer as edições feitas por
organismos oficiais e fundações culturais. Recordemos, por exemplo, o
caso das obras publicadas pela Imprensa Nacional e as da Fundação
Calouste Gulbenkian, abrangendo os vários sectores do conhecimento e
actividades humanas.
Além destas obras, prestam também serviço útil os manuais
escolares e as obras especializadas tendo em vista os diferentes
sectores do ensino, onde frequentemente encontramos as informações de
que necessitamos e que poderão servir de ponto de partida para trabalhos
mais profundos de pesquisa.
Em
todas as cidades e sedes de concelho podemos encontrar
bibliotecas
públicas, em regra devidamente organizadas e com ficheiros
actualizados de todas as publicações aí existentes. Nas mais
importantes, existem mesmo ficheiros por assuntos, que facilmente nos
permitem o acesso à informação pretendida. Em Portugal, encontramos nas
três principais cidades
─
Lisboa, Porto e Coimbra
─
bibliotecas onde se encontra tudo quanto é publicado no país: livros,
revistas, jornais, folhetos, opúsculos, etc.
Além
das bibliotecas nacionais e municipais, os estabelecimentos de ensino,
empresas de certa envergadura e associações culturais possuem geralmente
bibliotecas mais ou menos apetrechadas. De entre estas, destacam-se os
estabelecimentos de ensino, sobretudo as Universidade e Institutos
Superiores, e, em alguns casos mesmo, determinados Seminários.
Ao
lado das universidades encontram-se implantadas bibliotecas, reservadas
em princípio a alunos e professores; mas, de uma maneira geral, o seu
acesso é possível a todos, uma vez obtida a respectiva autorização.
Em
caso de dificuldade na utilização dos serviços prestados por uma
biblioteca pública, poderemos dirigir-nos ao Director ou Conservador da
Biblioteca ou aos funcionários especializados que aí trabalham.
Relativamente às bibliotecas públicas, convirá ter em conta os seguintes
aspectos:
♦
Existem normalmente dois tipos de leitura: domiciliária e
na própria biblioteca. Geralmente, obras raras, especializadas, de
difícil obtenção ou demasiado caras, só são consultáveis na própria
biblioteca. E no caso de certas obras, por serem raras ou antigas e de
elevado valor, a sua consulta só é possível após autorização especial,
devendo ser feita, em alguns casos, em gabinetes especiais.
♦
A maior parte das bibliotecas apresenta dois tipos de
ficheiros: um catálogo por autores e um catálogo por assuntos.
♦
Geralmente, para leitura de uma obra, só poderemos ter
acesso a ela após a consulta dos ficheiros e o preenchimento da
ficha de requisição, uma para cada livro, na qual teremos de
indicar todos os elementos de identificação referentes à obra e ainda o
registo da localização, a chamada cota, a fim de que o funcionário
facilmente a possa encontrar.
♦
Entre a requisição e a obtenção da obra, deveremos prever
sempre um certo tempo de espera, que poderá ir de 3 a 5 minutos ou mesmo
até cerca de meia hora.
♦
Na utilização das obras consultadas, deveremos ter em
conta o facto de que elas são instrumento de trabalho para todos quantos
recorrem aos serviços da biblioteca. Por isso, deveremos ter o máximo
cuidado na utilização dos livros, evitando escrever neles, sublinhar e
marcar ou retirar páginas, o que iria prejudicar o trabalho de outros
leitores.
♦
Escusado será dizer que o silêncio é uma norma que deverá
ser respeitada, no interesse de todos quantos trabalham.
Em
suma, antes de podermos utilizar os serviços de uma biblioteca,
deveremos previamente informar-nos junto do funcionário acerca das
normas de leitura aí vigentes.
Uma
fonte de informação e de esclarecimento que por vezes esquecemos
encontra-se nos dicionários e enciclopédias. Dada a elevada
multiplicidade de tipos de dicionários existentes hoje em dia, convirá
aqui fazer uma breve reflexão sobre o assunto.
De
uma maneira geral, considera-se como dicionário qualquer registo
organizado de maneira lógica, normalmente por ordem alfabética, de
formas linguísticas ou vocábulos devidamente explicados. Os mais
vulgarizados e que geralmente utilizamos quando temos dificuldades com a
compreensão de um vocábulo são os chamados dicionários
gerais-descritivos, que podem ou não ser ilustrados. Além deste tipo
de dicionários, há uma grande variedade de tipos, tornando-se mesmo
difícil enumerar tudo quanto existe. No entanto, vejamos alguns:
♦
Dicionários de línguas - permitem encontrar a correspondência de
vocábulos entre duas ou mais línguas. Os mais frequentes são os
dicionários bilingues; no entanto, existem também os chamados
dicionários plurilingues ou poliglotas, na medida em que
apresentam simultaneamente três ou mais línguas.
♦
dicionários de sinónimos e antónimos - apresentam não só os
vocábulos de sentido equivalente, mas também os de sentido contrário.
♦
dicionários etimológicos-históricos - procuram apresentar a origem
dos vocábulos e estudar a sua evolução nas várias línguas, como é o
caso, por exemplo do dicionário de Meyer-Lübke, o Romanisches
Etymologisches Wörterbuch (3 vols., 1935), para as línguas
românicas, ou dentro de uma língua apenas, como é o caso, por exemplo,
do de Antenor Nascentes, para a língua portuguesa.
♦
dicionários de regimes - procuram apresentar a conjugação de todos
os verbos de uma língua, bem como os regimes de substantivos e
adjectivos.
♦
dicionários regionais - procuram apresentar os regionalismos, isto
é, os vocábulos característicos de determinadas regiões e frequentemente
não presentes nos dicionários gerais-descritivos.
♦
dicionários técnicos - estes dicionários, que poderíamos incluir
dentro dos especializados, caracterizam-se por apresentar o conjunto de
terminologia técnica relativa a diferentes sectores. Podem ser
unilingues, bilingues ou plurilingues.
♦
dicionários ideológicos ou analógicos - são dicionários que
completam os dicionários gerais-descritivos. Dão-nos não só as
diferentes expressões existentes numa língua para um mesmo conceito,
como também nos permitem encontrar, por exemplo, uma palavra de que não
nos lembramos ou que melhor exprima a ideia que temos em mente. Estes
dicionários apresentam geralmente dois sistemas de pesquisa: num volume
vêm todas as palavras por ordem alfabética, as quais, por sua vez, nos
remetem para o volume ou volumes onde se encontram ordenados os
conceitos. Como exemplo de um dicionário analógico poder-se-á citar o de
Artur Bivar, Dicionário Geral e Analógico da Língua Portuguesa,
Porto, Edições Ouro.
♦
dicionários de frases ou ideográficos - apresentam ordenadas
alfabeticamente listagens de frases, geralmente de tipo idiomático, com
os respectivos sentidos.
♦
dicionários de erros e dificuldades - procuram registar e explicar
os erros e dificuldades mais sentidas no uso de uma determinada língua,
permitindo uma correcção e aumento da competência linguística do sujeito
falante.
♦
dicionários inversos - apresentam os vocábulos ordenados não da
maneira habitual, mas por ordem das terminações.
♦
dicionários fundamentais - dão-nos o sentido das palavras pela ordem
de frequência, partindo do sentido mais frequente até ao menos usual.
♦
dicionários especializados - embora esta designação possa ser
ambígua, engloba todos os dicionários ligados a áreas específicas do
saber, tais como, por exemplo, os dicionários de Literatura, de
História, de Autores, de Obras Literárias, de Informática, de
Linguística, de Medicina, de Engenharia, de Arte, etc.
Além
dos dicionários, podem prestar valioso auxílio no domínio da língua os
prontuários ortográficos. No domínio do conhecimento em geral
constituem valiosa fonte de informação as grandes enciclopédias,
de que existem bons exemplares em língua portuguesa. Há que prestar
atenção a determinadas enciclopédias publicadas em Portugal, geralmente
traduzidas de outras línguas, como por exemplo do Espanhol, que
apresentam erros científicos e de língua, devido a uma menos correcta
tradução, especialmente algumas destinadas a estudantes. Para aqueles
que dominem outras línguas além da materna, é igualmente vantajosa a
consulta das grandes enciclopédias em língua espanhola, inglesa e
francesa.
De
todos os meios de informação ao nosso dispor, sem dúvida que os mais
actuais e evoluídos são os meios informáticos. Se reflectirmos um
pouco acerca do adjectivo informático, encontraremos na sua origem o
vocábulo informar.
Segundo parece, o vocábulo informático foi pela primeira vez utilizado
por um engenheiro, Ph. Dreyfus, num artigo por ele escrito. Criou o
vocábulo a partir da contracção das palavras informação e automático.
Entrou rapidamente na linguagem corrente na sua forma feminina:
informática.
Os
dicionários e enciclopédias definem a informática como sendo a «ciência
do tratamento racional, especialmente por meio de máquinas, da
informação, considerada como o suporte dos conhecimentos humanos e das
comunicações nos domínios técnico, económico e social». Esta definição,
hoje em dia, está longe de ser a mais correcta. E quando se fala em
informática, pensa-se de imediato em computadores. Na altura em que tal
definição foi formulada, no começo dos anos sessenta, a informática
estava ainda a dar os primeiros passos. Mesmo agora, ainda mal se
adivinha a multiplicidade de campos e actividades que esta nova ciência
virá a alcançar no futuro. Hoje, tornou-se já uma ferramenta de trabalho
indispensável em todas as áreas do saber humano, permitindo aos
especialistas o tratamento de enormíssimas quantidades de informação, de
maneira automática e, sobretudo, num reduzidíssimo espaço de tempo.
Além
de permitir ao utilizador a realização e organização de bases de dados
pessoais, por meio de «software» adequado, criado especialmente para o
efeito, existem já em vários países serviços de informação à distância,
aos quais se pode recorrer como forma de consulta.
Os
vocábulos
telemática e videotex ou videotexto
começam a tornar-se correntes nos países mais evoluídos. O videotexto é
já conhecido em Portugal, embora ainda pouco difundido. Desde que um
utilizador possua um terminal com vídeo e impressora, poderá obter em
sua casa ou no local de trabalho as informações sobre os temas
solicitados.
Em
França, desde há já alguns anos, os utilizadores têm à sua disposição o
«minitel», distribuído gratuitamente pelos serviços telefónicos do país.
A partir de um menu de opções apresentado num ecrã, o utilizador pode
obter através do teclado do aparelho todas as consultas e informações
desejadas. E querendo o seu registo escrito, bastar-lhe-á ter acoplada
uma impressora.
Aqueles que possuam um computador podem-no também utilizar como
terminal, desde que o equipem com um modem (aparelho
modulador + demodulador), que transforma os dados informáticos em sinais
analógicos para sua transmissão através de uma rede e os reconverte por
meio de operação inversa num terminal ou computador.
Actualmente, em Portugal, começa já a ser corrente
ouvir-se falar em audifone, telescrita, teleconferência,
vídeo-conferência, videotex ou videotexto, telex, telecópia, teletex e
telefax.[1] Qualquer um destes sistemas tem a ver com o envio ou recepção à
distância (tele=distância) de textos e documentos, ou seja, tem a ver
com a permuta da informação.
Existem ainda outras maneiras de obter a informação, não indicadas nas
páginas anteriores, que poderão ser aproveitadas com grande vantagem.
Uma delas, bastante útil quando se trata de assuntos da actualidade,
será a da entrevista directa com pessoas competentes na matéria
que é objecto da nossa pesquisa. Outra fonte de pesquisa informativa
será a da consulta de arquivos de natureza audiovisual já existentes em
centros especializados neste tipo de material: registos fonográficos,
registos audiomagnéticos em bobinas e, mais recentemente, em cassetes,
fotografias, diapositivos, postais ilustrados, "posters", documentários
em filmes de vários formatos (8, super 8, 16 e 35 milímetros), registos
em vídeo, etc.
Em
países mais desenvolvidos, existem já centros especializados no arquivo
da informação em todo o tipo de suporte, abertos a todo o público
interessado e que funcionam em moldes semelhantes aos das bibliotecas.
Aí poderemos visionar a informação pretendida e obter cópias para
utilização pessoal. É o caso, por exemplo, do Centro Georges Pompidou,
em Paris.
REGRAS PRÁTICAS PARA PESQUISA,
REGISTO E ARQUIVO DA INFORMAÇÃO
Quando pretendemos efectuar um trabalho sobre
determinado tema, a primeira atitude a assumir será a de formularmos um
conjunto de questões que nos permitam traçar um percurso lógico e
proveitoso para a pesquisa:
─
Qual a área do saber? Filosofia, Religião, Direito, História,
Literatura, Técnica, Ciências Aplicadas, Relações Públicas, Comércio,
...? Quais os objectivos? Por onde começar? Que estratégia adoptar?
Não
há esquemas rígidos e únicos de trabalho; no entanto, poderemos indicar
algumas regras práticas conducentes à realização de um trabalho. De uma
maneira geral, há duas etapas importantes:
● |
1ª) - a pesquisa e arquivo ou registo de informações;
|
● |
2ª)
- a exposição escrita de todo o trabalho, quer tenhamos de efectuar a
sua apresentação oralmente ou por escrito. |
A
segunda etapa pressupõe o domínio correcto da língua em que nos
expressamos, bem como toda uma série de conhecimentos conducentes ao
aumento da competência linguística do sujeito falante. Dela nos
ocuparemos essencialmente ao longo dos capítulos seguintes, reflectindo
sobre os mais variados aspectos relacionados com a comunicação e a
língua utilizada. É da primeira etapa que agora teremos de nos ocupar e
relativamente à qual poderemos apresentar, de maneira sucinta, algumas
regras práticas.
Na
primeira etapa temos a considerar dois aspectos: a pesquisa propriamente
dita da informação e o seu subsequente registo e arquivo, para ulterior
utilização. Relativamente à pesquisa, convirá ter em conta, entre
outros, os seguintes aspectos, que são de grande importância:
a)
- Se não tivermos nenhum ponto de partida ainda bem definido, deveremos
determinar com precisão o domínio do saber em que se situa o trabalho a
realizar. Recordem-se as questões anteriormente formuladas.
b)
- Uma vez determinado o domínio em que teremos de trabalhar, deveremos
planificar por ordem decrescente de probabilidades os locais onde
poderemos pesquisar as informações.
c)
- Deveremos partir de obras ou artigos mais gerais e só depois passar a
artigos de carácter mais restrito.
d)
- Pode dar-se o caso de, ao pesquisarmos em ficheiros por assuntos, não
encontrarmos referência directa àquilo que pretendemos. Neste caso,
convirá procurar noutras rubricas que tenham relação com aquilo que
pretendemos. Vejamos um exemplo concreto. Suponhamos que temos de
realizar um trabalho sobre as técnicas de elaboração de uma entrevista.
O primeiro verbete a procurar num ficheiro por assuntos será logicamente
em ENTREVISTA. Se não encontrarmos nada sobre o assunto, deveremos
verificar se não existe qualquer verbete em TÉCNICAS DE ENTREVISTA. Isto
será pouco provável, uma vez que, em regra, se efectua o registo do
verbete pela última palavra: ENTREVISTA, Técnicas de -. No entanto,
devem-se prever todas as possibilidades. Dando-se o caso de também não
encontrarmos nada nos ficheiros, será lógico que procuremos na rubrica
COMUNICAÇÃO. E assim sucessivamente. Regra geral, em ficheiros bem
organizados, encontram-se diversos verbetes remissivos, que nos indicam
a obra ou obras onde são abordados os temas pretendidos.
e)
- Quando a etapa anterior falha, deveremos procurar em obras ou revistas
que possam englobar os aspectos que nos interessam. Não é por acaso que
um livro, quando bem organizado, apresenta sempre um índice dos
capítulos e, por vezes, um índice geral remissivo de autores e de
assuntos referidos ou abordados ao longo dos capítulos.
f)
- Encontrada uma obra com interesse, deveremos prestar atenção às
citações, notas e referências bibliográficas, que constituem outras
fontes de pesquisa e informação.
g)
- Deveremos utilizar as fontes de informação bibliográfica publicadas
pelas grandes bibliotecas e por certos organismos oficiais e privados.
h)
- Datas de acontecimentos podem constituir um bom ponto de partida para
pesquisa sobre certos temas. Suponhamos que na rádio ou no jornal onde
trabalhamos nos pedem uma reportagem sobre os primeiros passos da
conquista espacial, sobretudo do período dos primeiros lançamentos para
o espaço dos satélites artificiais. Perante acontecimentos que sabemos
serem uma das matérias noticiosas mais procuradas pelos meios de
comunicação social ou, como também são normalmente designados, pelos
mass media, deveremos recorrer aos jornais e revistas dessa época.
Mas, para uma localização mais precisa no tempo, poderemos começar por
recorrer a uma enciclopédia das mais recentes e verificar o que nos diz
na rubrica ESPAÇO. Registaremos as datas e informações aí presentes e a
partir dessa informação, geralmente bastante condensada, poderemos
começar a ampliar as nossas informações recolhendo elementos
─
imagens e textos
─
nas diversas publicações editadas na época em que se deu o
acontecimento.
O
segundo aspecto dentro da fase da pesquisa da informação tem a ver com o
registo e arquivo das informações obtidas.
Ao
lado dos sistemas informáticos
─
caso das bases de dados
─,
que nos permitem a criação de um banco organizado de informações,
existem diversos sistemas de registo e arquivo de documentos, uns
relativamente simples, económicos e eficazes, outros mais técnicos e
igualmente eficazes, mas mais caros e, como tal, menos acessíveis para
quem não disponha de grandes recursos económicos. Quer utilizemos
sistemas economicamente acessíveis, quer sistemas altamente
sofisticados, em todos eles há uma norma fundamental que nunca deverá
ser esquecida: toda a informação recolhida deverá ser devidamente
identificada com os seguintes elementos: título de referência,
título do artigo, autor, local onde foi publicado (revista, jornal,
livro), editora, data, páginas.
Acerca do problema da identificação da fonte informativa
há normas internacionais que convém conhecer e que se encontram em obras
especializadas sobre técnicas de registo e arquivo bibliográfico[2].
Em todas as nossas consultas, transcrições, cópias de documentos, etc,
deveremos ter sempre o cuidado de não esquecer estes elementos, que
registaremos segundo esta ordem: nome do autor, título do livro, número
da edição, cidade, casa editora, data da publicação e números das
páginas onde se encontra a informação registada. Se o artigo foi
publicado em jornal, revista ou faz parte de uma obra constituída por
artigos de diversos autores, não deveremos esquecer estes elementos.
Como exemplo, observem-se as notas e indicações bibliográficas presentes
nestas páginas.
Vejamos alguns processos simples e acessíveis para organizarmos o nosso
dossier de material informativo: a) sistema de "dossier"; b) sistema de
ficheiro.
|
Figura 2: Dois sistemas
de registo de informação: em verbetes e em fichas de arquivo. |
Com o
primeiro sistema, poderemos utilizar uma pasta de arquivo com argolas de
formato A4, que poderemos organizar por secções onde colocaremos as
consultas e registos de acordo com um plano previamente definido.
O
segundo sistema, bastante vantajoso, consiste em classificar todos os
elementos obtidos
─
recortes de jornais e revistas, fotocópias, transcrições, etc.
─
em fichas independentes, uma por cada artigo, que colocaremos por ordem
alfabética num ficheiro.
Há
formatos comercializados de fichas para arquivo de documentos, em
diversas dimensões, que poderemos adquirir e utilizar. Se quisermos
utilizar um sistema extremamente económico, poderemos construir o nosso
sistema pessoal de ficheiro a partir de folhas de formato A4. Com elas,
poderemos obter dois tipos de fichas: para arquivo de recortes,
transcrições mais longas, fotocópias, imagens, etc; para elaboração de
verbetes para tomada de pequenas notas.
Uma folha de formato A4 dividida em 4 partes permite
obter quatro verbetes para registo de pequenas notas; se a dobrarmos ao
meio, obteremos uma pequena ficha com duas folhas, que poderá servir
como pasta de arquivo de documentos: recortes de jornais ou revistas,
notas mais longas, fotocópias, etc. Observe-se a figura 2, onde
nos são dadas as dimensões obtidas utilizando-se uma folha de formato
A4.
No
caso dos verbetes (quatro por cada folha A4), traçaremos uma linha
horizontal a vermelho, a 20 milímetros da parte superior. A cerca de 1
centímetro afastado do lado esquerdo escrevemos sobre a linha vermelha,
a caneta de feltro, o título do artigo, para arquivo por ordem
alfabética.
Em
relação às fichas maiores, que servirão como pastas de arquivo,
exteriormente, traçaremos na parte superior uma linha horizontal
vermelha, a 3 centímetros da parte superior. De maneira semelhante aos
verbetes mais pequenos, escreveremos sobre a linha vermelha, a cerca de
1 centímetro da margem esquerda, de maneira legível, de preferência com
caneta de feltro e em letra de imprensa, o título do material que
iremos guardar no seu interior. Os recortes poderão ser agrafados ou, de
preferência, seguros com fita adesiva. No caso de artigos de maiores
dimensões, poderemos dobrá-los da maneira mais adequada de modo a
caberem dentro desta pasta de formato A5. Para que os elementos
arquivados não caiam, poderemos colocar uma tira de fita adesiva em
baixo e a meio do lado direito, na zona indicada na figura 2-B a
tracejado. Será o bastante para que o material aí arquivado fique em
segurança.
Relativamente a este tipo de ficheiro, convirá ter em conta os
seguintes aspectos:
● A elaboração e arquivo de cada ficha deverá ser
efectuado à medida que os documentos vão sendo recolhidos, evitando-se
a sua acumulação.
● A classificação das fichas deverá sempre fazer-se por
ordem alfabética por temas, por autores, por assuntos, etc.
● Neste ficheiro apenas deverão ser arquivados
documentos, artigos, recortes, notas e material de reduzida extensão.
● Paralelamente poder-se-á ter um sistema de ficheiro com
fichas de formato reduzido, os verbetes do tipo A, que remetam para os
diferentes locais onde se encontra arquivada a documentação.
Convirá frisar que as indicações fornecidas visam apenas apresentar um
sistema relativamente fácil e económico para arquivo de informações,
tendo em vista a documentação pessoal indispensável para a fase seguinte,
a de exposição das ideias.
__________________________________
[1] ─ Indica-se a seguir, de maneira simplificada, em que consiste cada
um dos sistemas indicados:
●
telemática
- conjunto de meios tecnológicos que permite a transmissão à
distância de informações.
●
videotex ou videotexto
- à letra, o vocábulo significa 'ter texto num terminal de vídeo'.
Através desse terminal, a partir da casa de cada um, é possível ter
acesso a um banco ou base de informações abrangendo as mais diversas
áreas, bastando efectuar a escolha, por meio de teclado, daquilo que
se pretende.
●
audifone
-sistema que permite a uma empresa ou qualquer serviço, através de
uma linha telefónica, difundir informações a grande número de
pessoas em simultâneo, geralmente tendo em vista a promoção de
produtos ou tendo simplesmente como objectivo o envio de informações
consideradas úteis.
●
telescrita
- sistema que permite a dois interlocutores trocarem à distância,
através de uma linha telefónica, informações gráficas.
●
teleconferência
- sistema que permite a efectivação de reuniões de trabalho entre
grupos afastados. Além das palavras, permite também a distribuição
ou permuta de documentos escritos, desde que dotado de sistemas
complementares.
●
vídeo-conferência
ou vídeo-reunião - sistema semelhante ao da teleconferência.
Enquanto esta permite apenas a troca de palavras e documentos, a
vídeo-conferência tem a vantagem de juntar a imagem dos
intervenientes. Cada participante não só ouve como vê os outros.
Este sistema permite actualmente reuniões com quatro a seis pessoas.
●
telex
- apesar de já possuir alguns anos de existência, este sistema
continua a prestar útil serviço, permitindo a transmissão de textos
à distância e com elevada rapidez.
●
telecópia
- sistema idêntico mas mais aperfeiçoado que o telex.
●
teletex
- máquina de tratamento de texto que elabora documentos e os
transmite à distância através das redes de telecomunicações.
●
telefax
- sistema de telecópia prática e rápida, que permite o envio de
mensagens e grafismos com grande fidelidade.
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