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Este trabalho, no qual se avaliou a situação da comunicação
interna no C.E.T.,
abrangeu a totalidade dos recursos humanos da organização num
total de 232 pessoas. A dimensão da amostra (70,3% para os
trabalhadores e 83% para as chefias) é bastante importante pois
quase atinge o universo das chefias e dos trabalhadores. Desta
forma, podemos extrapolar as conclusões tiradas para a
totalidade do universo.
Procuraremos fornecer uma condensação de tudo quanto foi apresentado e
analisado no capítulo anterior, apresentando as nossas conclusões
ordenadas segundo a abordagem dos três aspectos que nos
propusemos analisar, surgindo, neste rumo, em primeiro lugar as
conclusões relacionadas com os instrumentos de comunicação,
em segundo, a análise concernente ao conteúdo das informações
e, em terceiro lugar, as conclusões relacionadas com a forma da
comunicação.
Nas conclusões às perguntas efectuadas, aos trabalhadores e às chefias,
directamente comparáveis, fazemos a comparação metódica de
opiniões entre estes dois níveis hierárquicos para facilitar
a percepção de ambas as partes. Por último, apresentamos,
segundo a mesma ordem de abordagem, os resultados das perguntas
efectuadas em entrevista, ao Director Central e ao Director
Central Adjunto que são directamente
comparáveis a algumas perguntas dos inquéritos efectuados.
Antes de iniciarmos as conclusões, queremos focar um aspecto, a título
informativo, que pode ser relevante nos resultados obtidos. A
variável do tempo em que os trabalhadores se encontram ao serviço
do C.E.T. pode ser um
factor significativo a considerar na análise, dado que indicia
a possibilidade de existirem diferentes níveis de conhecimento
e de envolvimento das pessoas com a organização, o que poderá
originar uma certa diversidade de respostas.
A partir dos resultados obtidos nos inquéritos apurou-se que, do conjunto
dos instrumentos apresentados,
verificamos que somente em relação a quatro (revista do C.E.T., manual do empregado, jornal/boletim interno e sistema de
sugestões), os trabalhadores têm uma percepção correcta da
sua inexistência, tendo referido dois (revista de imprensa e o
videotexto) como se na realidade existissem. A grande maioria
está consciente dessa inexistência; no entanto, comparando a
percentagem de trabalhadores que considera os instrumentos de
comunicação disponíveis no C.E.T.
como inexistentes, com a percentagem daqueles que não
respondem, verificamos que, no total, é uma percentagem
bastante significativa, o que nos leva a pensar que este facto
pode revelar o seu desconhecimento relativamente aos meios de
comunicação efectivamente existentes.
Relativamente à periodicidade de utilização, verificamos que tanto os
trabalhadores como as chefias têm a percepção que, na sua
globalidade, os instrumentos são utilizados às vezes. Segundo
a sua tipologia, verificamos que os meios escritos são os menos
utilizados, principalmente os quadros informativos, opinião que
é partilhada por ambas as partes. Quanto aos meios orais, as
opiniões são divergentes, especificamente sobre as conversas
informais, que os trabalhadores percebem como acontecendo às
vezes, enquanto as chefias, contrariamente, têm a percepção
de acontecer diariamente, reafirmando esta ideia ao indicarem
este instrumento como o preferido para comunicar com os seus
colaboradores directos. Das novas tecnologias da comunicação,
o correio electrónico é entendido por ambas as partes como
sendo utilizado diariamente.
A opinião diverge relativamente à satisfação dos trabalhadores e das
chefias em relação aos instrumentos existentes. As chefias
consideram os três tipos (oral, escrito e as novas
tecnologias), no geral, satisfatórios. No entanto, menos de
metade dos trabalhadores considera os meios orais satisfatórios,
os meios escritos menos satisfatórios e as novas tecnologias da
comunicação ainda menos satisfatórias que os meios escritos.
Comparando os dados do quadro 15 com os elementos do gráfico
25, verificamos que, embora os instrumentos sejam apontados como
satisfatórios pelas chefias, consideram-nos que não estão
totalmente adequados às informações que veiculam.
Mediante os dados apresentados, em que a opinião dos trabalhadores se
divide entre um parecer favorável e desfavorável, somos
levados a pensar que os instrumentos existentes poderiam
eventualmente ser melhorados.
A nossa leitura
sobre os recursos
que deviam ser mais desenvolvidos, leva-nos a pensar que alguns
podem apresentar certas dificuldades na transmissão de informação,
pelo que sugerimos que devam ser analisados no sentido de serem
mais adequados às necessidades. O instrumento a que os
trabalhadores e as chefias atribuem maior importância são as
reuniões por departamento e o correio electrónico. As chefias
indicam ainda as reuniões com a Direcção, as conversas
formais individuais, as reuniões de informação profissional e
as brochuras/folhetos como os recursos a desenvolver
prioritariamente.
Quanto aos instrumentos de comunicação a implementar, trabalhadores e
chefias concordam que o jornal/boletim do C.E.T.
e o sistema de sugestões/reclamações devem ser implementados
no sistema de comunicação interna. Os trabalhadores indicam,
ainda, que gostariam que existisse no
C.E.T. um manual de integração. Ambos demonstram que
gostariam de participar mais na vida da organização através
da implementação destes recursos. Sabendo-se que se fazem
reuniões ao nível dos departamentos, é de notar que algumas
pessoas indicam estas reuniões como instrumento a implementar,
o que nos leva a pensar que elas não são extensivas a todos os
trabalhadores dos departamentos.
Comparando o quadro 4 e o gráfico 5 verificamos existirem instrumentos no
sistema de comunicação que devem ser desenvolvidos e a
necessidade de implementação de outros, o que é um facto
muito importante.
Relativamente à regularidade com que os trabalhadores recorrem à informação
escrita, verificamos que, apesar de uma
percentagem elevada afirmar que lê sempre a informação
veiculada nos meios de comunicação escrita apresentados, a
percentagem total dos trabalhadores que afirma nunca ler ou
raramente ler é bastante significativa no total das respostas,
o que nos permite concluir que os trabalhadores não recorrem
frequentemente aos veículos de comunicação escrita para obter
informação. Comparando os resultados obtidos no gráfico 7 com
os do quadro 3, podemos inferir que essa reduzida frequência de
utilização pode dever-se ao facto destes instrumentos não
serem satisfatórios, o que confirma a nossa percepção de que
devem ser alterados.
Inquiridas sobre os instrumentos da sua preferência para comunicar com os
seus colaboradores directos, as chefias indicam, quase na
totalidade, a utilização da comunicação informal. De todos
os meios de comunicação formal apresentados, preferem o
correio electrónico e as reuniões (reuniões de informação
profissional e reuniões de departamento) para transmitir
informações.
A grande maioria das chefias diz que a comunicação que estabelece com a
Direcção de topo se processa, principalmente, através dos
relatórios de desenvolvimento de actividades, sendo também
bastante utilizadas as conversas informais para transmitir
informações à Direcção. As reuniões da Direcção com os
departamentos e as conversas formais individuais são pouco
utilizadas.
Na tentativa de averiguarmos os veículos utilizados na transmissão da missão,
objectivos, métodos e intenções da organização aos seus
colaboradores, verificámos que os discursos dos Directores de
topo e os documentos internos são os veículos utilizados. Os
discursos dos directores das Áreas Funcionais, dos Blocos
funcionais e as publicações internas não são percebidos para
esse fim por cerca de metade das chefias. As publicações
externas e as novas tecnologias da comunicação são entendidas
como pouco positivas para esse fim.
Passando à análise do conteúdo da comunicação,
começamos por concluir que os assuntos com mais interesse para
os trabalhadores, sobre os quais desejam estar sempre
informados, são, por ordem decrescente de importância, os
objectivos do trabalho individual, as directivas da P.T.,
os produtos/serviços/projectos desenvolvidos no C.E.T.,
as informações sobre a actividade da P.T.,
a contribuição individual para os objectivos do C.E.T., as orientações do C.E.T.
e o papel e resultados do departamento de cada trabalhador.
Estes dados permitem-nos concluir que a comunicação com os
trabalhadores deve abordar, pelo menos, estes assuntos,
divulgando-os permanentemente a toda a gente. No entanto, para
além dos assuntos referidos anteriormente, os trabalhadores
gostariam de ter informações sobre vários outros aspectos,
principalmente sobre os trabalhos realizados no C.E.T.,
o quadro de vencimentos e a atribuição de incentivos.
Pode-se ainda verificar que os trabalhadores sentem necessidade de um forte
reconhecimento individual das suas realizações, não só no
plano pessoal, mas essencialmente passando pela divulgação
dentro da Empresa, valorizando-se, desta forma, a sua
auto-estima.
Comparando a opinião das chefias com a dos trabalhadores, concluímos que
os assuntos não têm a mesma importância para ambas as partes.
As chefias mostram como principal preocupação a transmissão
de informações sobre as orientações da Direcção do C.E.T.
e sobre os seus objectivos e resultados. As chefias têm a
principal preocupação de divulgar alguns assuntos específicos
sobre a própria organização, ou seja, comunicar
assuntos sobre os quais têm uma actividade directa.
Daqui podemos então concluir que há necessidade de haver uma maior e
melhor divulgação de outros tipos de informação, para que as
pessoas estivessem informadas sobre todos os assuntos do seu
interesse e que, efectivamente, estão directa ou indirectamente
relacionados com a organização e com os trabalhadores.
Relativamente ao grau de satisfação acerca das informações divulgadas, a
grande maioria dos trabalhadores considera o conteúdo das
informações pouco satisfatório.
Comparativamente, podemos deduzir que a opinião das chefias se divide quase
equitativamente entre satisfatória e pouco satisfatória,
enquanto a opinião dos trabalhadores é significativamente mais
desfavorável, com uma percentagem elevada que considera as
informações divulgadas insatisfatórias. Esta análise
permite-nos inferir que a informação sobre os objectivos
anuais e resultados do C.E.T.
é a mais divulgada na organização, enquanto outros assuntos,
entre vários indicados pelos trabalhadores e, em particular
sobre as possibilidades de evolução profissional, quase não são
abordados nos diferentes meios.
Isto leva-nos a reflectir sobre o facto da satisfação dos trabalhadores
relativamente à informação técnica e de âmbito geral poder
estar relacionada com uma ampla divulgação das mesmas, sendo
possivelmente considerada pela Direcção a mais importante para
o desempenho profissional dos empregados.
A análise da opinião dos trabalhadores sobre a quantidade e o conteúdo da
informação divulgada permite concluir que existe uma grande
quantidade de informação, mas, leva-nos a questionar
se os conteúdos não estarão inadaptados aos interesses
dos trabalhadores.
Pensamos que a informação a divulgar deveria ser seleccionada e organizada
segundo a sua tipologia e áreas técnicas de interesse. A
informação de âmbito geral deveria ser divulgada à
generalidade dos trabalhadores e a informação técnica deveria
ter um tratamento diferenciado consoante o público a que se
destina.
Para verificarmos o conhecimento que os trabalhadores têm da missão,
objectivos gerais e específicos do C.E.T.,
analisámos os gráficos 9,
10 e 11 conjuntamente. Comparando os dados obtidos,
verificamos que as respostas são divergentes. Apesar de uma
grande parte saber qual a missão do C.E.T.,
a percentagem dos trabalhadores que não conhece a missão
e os objectivos do C.E.T.
é bastante significativa. Na nossa opinião, para que os
empregados se sintam motivados de forma a orientar os seus
objectivos pessoais de acordo com os objectivos da empresa têm
de ter um conhecimento total dos mesmos. A missão pode
servir para comunicar a visão estratégica da organização, os
seus objectivos para o futuro, e pode incluir aspectos como a
atitude da empresa no mercado e os valores por que se guia. A
importância que tem na comunicação com os empregados, pela
influência comportamental que pode assumir junto das pessoas,
faz com que a sua divulgação seja um aspecto a melhorar na
comunicação interna do C.E.T..
Relativamente às informações que as chefias transmitem habitualmente à
Direcção de topo, verificamos que se centram
especialmente na divulgação da evolução dos
trabalhos/projectos e sobre o desempenho do grupo, porque
provavelmente, é a informação que lhes permite fundamentar
alguns critérios para alterações remuneratórias. As
restantes informações são genericamente transmitidas, sendo
significativo que mais de metade das chefias não transmite
informações sobre o clima social. Devido ao papel que
desempenham no processo de transmissão da informação,
pensamos que as chefias directas deveriam ter a percepção do
ambiente social e fazê-la chegar à Direcção.
Numa abordagem global, para verificação das respostas fornecidas
anteriormente, perguntámos qual a opinião sobre a comunicação
interna. A opinião dos trabalhadores divide-se entre o positivo
e o negativo, o que indica que, em certos departamentos, deve
existir mais comunicação do que noutros. Apesar de tudo, as
chefias consideram que a comunicação interna se situa
entre suficiente e boa.
Passando seguidamente à análise quanto à forma de divulgação das
informações, verificamos que existem aspectos comuns à opinião
dos trabalhadores e das chefias. É partilhada a opinião de que
existe retenção de informação, que está inadaptada às
necessidades dos trabalhadores, que a informação não é
deformada, mas é insuficientemente explicada e discutida com a
hierarquia, não sendo por isso bem compreendida. Completamente
em desacordo relativamente às chefias, os trabalhadores referem
que a informação chega muito tarde.
Isto permite questionar que, se houver alterações no modo como os
instrumentos são utilizados, a comunicação pode melhorar,
isto é, se por uma lado, os instrumentos forem melhorados no
sentido de os adequar aos objectivos, às mensagens a transmitir
e aos receptores e, por outro, houver uma utilização efectiva
desses recursos (uma comunicação efectiva nos dois sentidos) a
comunicação pode processar-se de uma forma mais eficaz.
Comparando os resultados obtidos pela percepção das chefias e dos
trabalhadores quanto à forma de comunicação, concluímos que,
apesar de existirem alguns aspectos divergentes, a opinião
geral é de que a forma como a comunicação interna se
estabelece no C.E.T.
deveria eventualmente ser trabalhada.
Apresentadas algumas características sobre a comunicação, verificamos que
a opinião geral dos trabalhadores indica estarem mal
informados, que os boatos são a informação que circula melhor
dentro da empresa, que a informação ascendente é má, a
informação ascendente e descendente ao nível das chefias é
insuficiente e que não há circulação de informação, embora
cada um tenha a percepção de que, por si só, sabe onde ir
buscar a informação e como fazê-la chegar aos outros. As
chefias concordam que as informações entre os níveis hierárquicos
são insuficientes, que não dispõem de toda a informação;
mas, quando a têm, comunicam-na, porque têm a noção que
desempenham um papel fundamental no processo de comunicação.
As características que verificamos existirem na forma de
transmissão da informação podem concorrer para uma deturpação
das informações, provocando falhas na comunicação e no
relacionamento entre os trabalhadores. Estes factores podem
gerar um clima de instabilidade e insegurança entre eles.
Comparando os resultados obtidos acerca da percepção das chefias e dos
trabalhadores quanto à forma de comunicação. Concluímos que,
apesar de existirem alguns aspectos divergentes, a opinião
geral é de que a forma como a comunicação interna se
estabelece no C.E.T. deveria eventualmente ser trabalhada.
As sugestões apresentadas pelos trabalhadores para melhorar a forma de
comunicação fazem alusão, principalmente, a uma comunicação
bidireccional (ascendente e descendente) mais efectiva, a um
aumento da rapidez de informação e ao desenvolvimento do
sentimento de confiança na Direcção e nos canais de comunicação,
evitando a retenção das informações ao nível das chefias.
Relativamente ao conteúdo, as principais sugestões dizem
respeito à divulgação das decisões da Direcção acerca dos
assuntos relacionados com o C.E.T.,
com a P.T. e com as Telecomunicações. Sugerem como principais
instrumentos, as reuniões, o correio electrónico e os quadros
informativos.
Os comentários que os trabalhadores fazem à situação actual da comunicação
no sentido de a melhorar referem-se à necessidade de transparência
da comunicação, à necessidade de uma mudança de mentalidade
relativamente às fontes detentoras da informação,
traduzindo-se num maior empenho e aumento das melhorias que se têm
vindo a verificar ultimamente.
Comparativamente, podemos inferir existirem atitudes consentâneas entre os
trabalhadores e as chefias no atinente às mudanças que importa
introduzir na comunicação interna do C.E.T.,
tanto em relação à forma como ao conteúdo e aos instrumentos
que constituem o sistema de comunicação. O aspecto mais
enfatizado pelos trabalhadores, no geral, é o facto da comunicação
da Direcção dever ser mais transparente, efectuando-se
efectivamente tanto no sentido ascendente como descendente, de
forma a desenvolver o sentimento de confiança das pessoas. O
aspecto a que as chefias deram maior ênfase diz respeito ao
estabelecimento de estratégias e implementação de acções de
comunicação, no sentido de organizar as informações,
melhorar a forma da sua transmissão, adoptando, para isso, uma
atitude de gestão descentralizada e desburocratizada que
sensibilize e responsabilize os trabalhadores, tendo que haver,
também pela sua parte, o desenvolvimento de uma atitude e
postura de comportamento correspondente.
Relativamente à forma de divulgação de informação, os trabalhadores
indicam como principais factores de insatisfação,
essencialmente, a retenção da informação, o facto de ser
insuficiente ou incompleta e a informação transmitida não ser
suficientemente explicada e discutida com as chefias.
As sugestões que apresentam para reduzir ou eliminar essa insatisfação
demonstram a percepção que têm da comunicação e podem ser
bons indicadores para uma eventual análise das alterações a
efectuar. A criação de mecanismos de controlo na transmissão
da informação, uma melhor utilização dos meios de comunicação
disponíveis e a implementação de outros, o estabelecimento de
uma comunicação multidireccional e o desenvolvimento de espírito
de grupo foram as principais acções ou estratégias sugeridas,
entre outras. Relativamente à categoria dos instrumentos,
sugerem principalmente, a realização de reuniões com
intervenientes de vários níveis hierárquicos e a utilização
do correio electrónico.
Neste parâmetro de avaliação da comunicação, reforçam a opinião
anteriormente demonstrada, de que os princípios de
objectividade, transparência e reciprocidade devem ser os
fundamentos em que deve assentar a comunicação interna.
Em relação à percepção que os trabalhadores têm do próprio local de
trabalho, concluímos que a comunicação que se estabelece a um
nível mais restrito, no grupo de trabalho ou no departamento,
assim como com a chefia directa, varia entre boa e excelente. A
comunicação que os trabalhadores estabelecem com os outros
departamentos varia entre suficiente e boa. São, no entanto, elevadas as percentagens
de trabalhadores que consideram a comunicação insuficiente a
estes dois níveis. Contrariamente, no parecer da Direcção, a
comunicação varia entre o suficiente e insuficiente.
Os resultados levam-nos a
pensar que a comunicação com os outros sectores e com a Direcção
talvez devesse ser melhorada, de forma a permitir um melhor
conhecimento e uma compreensão mútua.
A opinião dos trabalhadores sobre a forma como se sentem informados sobre a
organização a que pertencem divide-se entre um grupo de
pessoas que se sente suficientemente informado e outro que se
sente insuficientemente informado. A percentagem dos
trabalhadores que se sente insuficientemente informada é muito
significativa, sendo ainda superior à percentagem dos que se
consideram informados. Estes dados indicam uma situação pouco
favorável que devia ser considerada pelos elementos do C.E.T.,
partindo para uma análise aos motivos que estão na sua origem.
No que diz respeito aos meios e actividades de motivação e integração
dos trabalhadores, a opinião das chefias divide-se entre
satisfatória, pouco satisfatória ou inexistente. Concluímos
que estas actividades são muito incipientes, não existindo no
sistema de integração e envolvimento do C.E.T.
um determinado número de actividades que certamente iriam
contribuir para um maior envolvimento dos colaboradores com a
organização. Em relação à participação das chefias nas
actividades existentes, é relevante a sua participação em
cursos de formação em áreas não tecnológicas, o que pode
indiciar uma determinada sensibilização dos responsáveis hierárquicos
para as áreas da liderança, comunicação e relacionamento
interpessoal. Nas actividades mais vulgarizadas, nomeadamente
nas festividades anuais, confraternizações do C.E.T.,
nos convívios por departamento e almoços, existe uma participação
relativa das chefias; no entanto, nas actividades apresentadas
que obrigam a uma determinada organização há uma menor
participação das chefias. Aquelas que deveriam partir do
empenhamento dos trabalhadores não existem. Os resultados
fazem-nos pensar que talvez devesse haver um maior envolvimento
dos responsáveis com o seu grupo, para aumentar o nível de
motivação e integração dos trabalhadores.
Para sabermos qual o processo utilizado pelas chefias na recolha da informação
ascendente, inquirimo-las sobre este assunto e verificámos que,
genericamente, as chefias recolhem as opiniões dos
trabalhadores nas situações previstas. A situação mais comum
é quando o chefe se dirige directamente ao trabalhador no local
de trabalho e quando o próprio trabalhador se dirige
directamente ao chefe. A grande maioria das chefias é da opinião
que a informação ascendente devia ter um tratamento sistemático
e exaustivo, o que nos permite concluir que este factor é muito
importante e que, provavelmente, poderia ser melhorado.
A opinião das chefias acerca de algumas afirmações apresentadas sobre a
comunicação no C.E.T.
demonstra uma grande divergência de respostas, partindo da análise
global do quadro apresentado em relação às análises
individuais que são feitas. As chefias consideram que não
existe motivação nem animação da comunicação; mas, por um
lado, as opiniões dividem-se em relação à comunicação
interna favorecer a circulação de informação, em que a
grande maioria considera que os trabalhadores não estão
devidamente informados; por outro lado, a grande maioria considera
que tem havido esforços para melhorar os problemas internos,
realizando acções de comunicação com os trabalhadores,
dividindo-se quanto à suficiência da informação existente.
Relativamente à importância dos objectivos apresentados no concernente à
política de comunicação do C.E.T.,
as chefias são da opinião que estes três objectivos são
bastante importantes: a difusão de informação pertinente, que
permita a cada um compreender a empresa, adaptar-se
permanentemente às eventualidade, ser autónomo e eficaz no
posto de trabalho; a troca de opiniões, o enriquecimento recíproco,
a coordenação e a interactividade entre pessoas; e a adesão a
uma ambição, valores e objectivos comuns. Salienta-se
todavia, a troca de opiniões como sendo o objectivo mais
importante da política de comunicação interna.
As chefias consideram que, contudo, o objectivo mais importante para o C.E.T.
deveria ser a adesão a uma ambição, a valores e
objectivos comuns com vista à solidariedade de todos.
A opinião dos trabalhadores e das chefias sobre o inquérito realizado é
coincidente, tendo sido considerado por ambas as partes bem
concebido, sendo, contudo, relevado pelas chefias o facto de ser
demasiado extenso, enquanto os trabalhadores sublinham o facto
de permitir identificar alguns pontos fracos existentes na
comunicação interna, que devem ser melhorados.
Relativamente às entidades a que os trabalhadores recorrem para obter
informações, os dados obtidos permitem-nos concluir que a
chefia directa (B.F.)
tem um papel muito importante na transmissão de informação
aos trabalhadores. Os secretariados são a segunda grande fonte
de informação e o responsável pela área funcional
encontra-se em terceiro lugar. A biblioteca que existe na
empresa foi inserida no item “outras fontes” por ter um
reduzido número de referências, o que nos permite concluir que
tem um papel pouco relevante como fonte de informação na
comunicação interna.
No tocante à Direcção de topo, concluímos que talvez devesse ter um
papel mais activo como fonte de informação sobre determinados
assuntos, nomeadamente os assuntos de gestão, assuntos
relacionados com o C.E.T e assuntos relacionados com a P.T.. Na nossa opinião, a comunicação da Direcção com os
seus colaboradores talvez devesse
ser mais desenvolvida, demonstrando o seu interesse, não
só em comunicar com eles, como também pelos seus problemas.
A opinião das chefias sobre a imagem que os trabalhadores têm do C.E.T.
divide-se, contraditoriamente, em dois grupos - os que
consideram que o conceito dos trabalhadores sobre o
C.E.T. coincide com a imagem que a organização quer
transmitir e aqueles que consideram que não coincide. Estes
dados fazem crer que cerca de metade dos trabalhadores pode
transmitir uma imagem do
C.E.T. menos favorável. A percepção sobre o conceito
que os trabalhadores têm é de que existe um empenhamento
activo de todas as pessoas do departamento para responder às
solicitações da P.T.,
uma correcta percepção da importância do papel do C.E.T
na P.T. e um conceito
positivo do departamento e do C.E.T..
De uma maneira geral, as respostas apresentam uma percepção
das chefias que apontam para uma imagem positiva em relação ao
ambiente e às condições de trabalho existentes na organização.
Querendo obter a opinião das chefias em relação à implementação de um
plano de comunicação, verificamos que a
grande maioria considera que deve ser desenvolvido um
plano de comunicação, podendo admitir-se que consideram
incipiente o plano existente. Quanto aos principais
objectivos a estabelecer para esse plano, consideram que os que
levam à melhoria do relacionamento estão em primeiro lugar,
seguidos de objectivos relacionados com o conteúdo das comunicações,
sendo os meios de comunicação a utilizar no plano objectivos
menores. Relativamente à categoria do relacionamento,
consideram como principais objectivos: informar com transparência,
clareza e rigor; implementar o espírito de grupo. A
transmissão da missão, dos objectivos e das informações
gerais sobre o C.E.T.;
a divulgação dos exemplos de realizações de sucessos e
dificuldades profissionais são os principais objectivos em
termos de conteúdo.
Por último, seguem-se as conclusões
das perguntas efectuadas em entrevista à Direcção de topo (D.C.
e D.C.A.) e que são directamente comparáveis a
algumas das perguntas dos inquéritos.
A Direcção de topo considera que os
instrumentos de comunicação
interna que existem no C.E.T.
são suficientes, levantando a probabilidade de poderem ser
demasiados; no entanto levanta a hipótese de alguns dos
instrumentos existentes poderem ser melhorados. Quanto à
implementação de outros recursos, a Direcção tem em elaboração
uma publicação especificamente dirigida aos clientes dos
projectos, que poderá ser também distribuída aos empregados,
não prevendo a implementação de outros, nomeadamente uma
publicação interna e um sistema de recolha de sugestões/reclamações.
Na sua opinião, a comunicação oral é notoriamente o meio
mais utilizado com os empregados.
As medidas adoptadas pela Direcção
para fazer a verificação da transmissão das informações e
do clima social aos diferentes níveis hierárquicos,
restringem-se a visitas pessoais aos departamentos, a um
constante ‘estado de alerta a sinais’ que chegam quer
através dos relatórios de desenvolvimento de
actividades quer na reunião semanal geral e através de
conversas informais. Formalmente não implementou nenhum
mecanismo de verificação porque considera que seria gerador de
um clima de desconfiança as pessoas.
A Direcção de topo parte do princípio
que devem ser os responsáveis hierárquicos os transmissores da
informação e que, apesar de existirem no C.E.T.
as condições e os mecanismos para haver uma comunicação
eficaz, a motivação das pessoas é mais importante que a existência
desses mecanismos. Segundo este princípio, considera que a
motivação e a criação do espírito de grupo são as
principais medidas a adoptar para melhorar a comunicação
interna, o que, na sua opinião é possível através da
formação em comunicação e pela generalização desse espírito
de grupo com base nos valores humanos e na valorização
profissional.
Relativamente ao conteúdo, considera
que divulga toda a informação necessária aos seus
colaboradores, considerando-a, por isso, suficiente e satisfatória.
Não obstante a opinião expressa, tem a
percepção que, em certos momentos, ela é menos satisfatória,
podendo ser insuficiente, pouco objectiva, não ser divulgada
atempadamente e eventualmente sofrer alguma retenção, o que
considera não ser intencional, mas dever-se a outros factores
externos. A opinião global sobre a comunicação existente é
que, na prática, o modelo de comunicação tem alguns aspectos
negativos mas que não são preocupantes. A Direcção considera
a comunicação um aspecto especialmente problemático num
Centro de Estudos, que se deve ao facto da constante pressão a
que as pessoas estão sujeitas na apresentação de resultados
imediatos; percebe que existem alguns estrangulamentos da
comunicação formal, não existindo por parte da Direcção
qualquer intencionalidade de reter ou deformar informação,
acrescentando que os canais existem para esse efeito, embora nem
sempre funcionem na prática.
A Direcção de topo refere que adopta
alguns procedimentos formais para envolver e integrar as pessoas
na organização, nomeadamente através da atribuição de
recompensas salariais e através da descentralização e delegação
de competências. Contudo, considera a concretização dos
projectos que desenvolvem, em produtos ou serviços, o principal
factor de motivação dos seus colaboradores.
Mediante a apresentação de alguns
resultados menos positivos do inquérito, em relação a alguns
aspectos, verificamos que relativamente ao facto dos
trabalhadores se considerarem mal informados, a Direcção parte
do princípio que esse não é um sentimento generalizado, uma
vez que a informação se encontra disponível a todos;
relativamente ao principal factor de insatisfação dos mesmos
ser o facto de não conhecerem o contributo pessoal nos
objectivos do C.E.T., a Direcção também considera um sentimento que não
pode ser generalizado, não podendo, no entanto, estar
dissociado do papel das chefias na divulgação das informações.
Em relação à forma de comunicação,
a Direcção demonstra uma atitude de transparência, procurando
estabelecer uma comunicação diária com os responsáveis hierárquicos,
mantendo-se ‘aberta’ a todos quantos a solicitem. Contudo,
apesar de verificar que a comunicação se estabelece
essencialmente no sentido descendente, reforça a ideia de que
é maior a importância da disponibilização da informação do
que propriamente a sua divulgação. Apesar desta disponibilização,
detecta que existem alguns problemas de comunicação,
principalmente nos níveis hierárquicos mais baixos, por não
haver um efectivo acesso a todos os meios de comunicação. Para
além deste facto, considera ainda existir uma certa renegação
da informação recebida, originada por uma falta de sensibilização
ou motivação para determinadas informações por parte dos
receptores. Na sua opinião, considera ainda existirem
diferentes velocidades de transmissão das informações que
podem prejudicar a comunicação formal, apesar de afirmar que a
comunicação informal é imparável. O principal obstáculo que
a Direcção reconhece para uma comunicação eficaz é existir
um certo adiamento na divulgação das informações, que
atribui às prioridades que se vivem diariamente na organização.
A Direcção tem a percepção que a
imagem do C.E.T., junto dos seus colaboradores, é consensual,
sabendo que a Direcção está atenta às suas comunicações, o
que, na sua opinião se materializa no clima de comunicação
informal diário que os envolve no ‘espírito do
C.E.T’..
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