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A exacerbada quantidade de informação é demasiada para
qualquer organização poder reter. Actualmente, é vital para
as organizações adoptarem um processo para filtrar a informação,
com vista a uma comunicação interna mais eficaz.
«
A
informação é
a pedra
basilar da
comunicação, mas existe
demasiada informação para qualquer indivíduo ou organização
poder reter.
»
Tom
Geddie, consultor de comunicação, propõe um novo modelo de
comunicação interna que é muito relevante no clima
empresarial actual e que consiste numa pirâmide invertida.
Existem
vários passos no processo da comunicação proposto neste
modelo, estabelecidos segundo determinados critérios. Primeiro,
a informação deve ser filtrada, segundo o critério de relevância
e o critério de perspectiva. Depois, deve ser novamente
filtrada segundo o critério de criação
e fortalecimento da confiança, internacionalização dos
valores fundamentais e recompensas de crescimento, que
contribuam para os resultados a curto e a longo prazo.
Finalmente o feedback, formal e informal, completa o círculo.
Os
elementos constituintes do modelo são:
a)
Informação:
é o conhecimento adquirido de diversas maneiras, dados, factos
etc.. É preciso seleccionar a informação mais importante;
b)
Relevância:
consiste em eliminar a informação irrelevante para a comunicação
formal. No entanto, é necessário elevar o aspecto humano através
da divulgação de informação de trabalho e combater a
burocracia de forma a lidar facilmente com os assuntos
importantes. O modelo determina que as funções de direcção
devem contactar frequentemente com os processos de trabalho, mas
os profissionais de comunicação devem criar em todos os
trabalhadores uma nova confiança, na equipa e nos novos
processos de trabalho.
c)
Perspectiva:
a noção de perspectiva (perspective) tem frequentemente falta
de esforços de comunicação interna. As empresas são
afectadas pela competição e o profissional de comunicação
deve servir os empregadores e os empregados, criando um melhor
entendimento sobre os assuntos externos à organização.
d)
Confiança
e credibilidade:
os empregados querem confiar nos empregadores e estes querem ser
acreditados. Acontece que em muitas organizações não existe
confiança e muito poucas desejam tentar resolver o problema
abertamente.
São
seis os princípios indicados no modelo para os gestores construírem
e manterem a credibilidade:
- Entender-se a si próprio e aos seus valores;
- Apreciar os valores e desejos dos colaboradores;
- Afirmar os valores partilhados para construir o sentimento de
comunidade;
- Contribuir para o máximo desenvolvimento das capacidades dos
seus
colaboradores;
- Servir a um objectivo e dar o exemplo, mantendo a esperança
fomentando
atitudes optimistas;
e)
Divulgação
interna dos valores fundamentais:
algumas empresas têm declarações de missão e listas de
valores essenciais baseadas em ideais que se traduzem em
palavras, mais do que em práticas. E os valores fundamentais
neste caso não correspondem aos valores pronunciados. É
importante que os verdadeiros valores fundamentais da organização
sejam entendidos e aceites com clareza por todos os membros;
f)
Recompensas
para o crescimento:
a implementação de recompensas permite o reconhecimento de
realizações, o conhecimento e atitudes relevantes para o
crescimento;
g)
Resultados
a curto-prazo
- os resultados a curto-prazo são necessários, mas a sua
consecução não pode prejudicar os resultados a longo-prazo;
h)
Resultados
a longo prazo
- A preocupação pela verdade, pela evolução profissional e a
divulgação interna dos valores fundamentais permitem alcançar
os resultados a curto e a longo prazo;
i)
O
feedback formal e informal
- o feedback completa o círculo.
A
comunicação interna destina-se a um público cada vez mais
prevenido que evoluiu, em termos de exigências e aspirações,
tendo que ser cativado e convencido. Para isso, é necessário
desenvolver a forma de comunicar, mas também ter atenção ao
conteúdo.
Para
uma comunicação interna eficaz é necessário empenhar todos
os elementos da organização, começando pelo Presidente e
Directores, incutindo nas pessoas o interesse pela comunicação,
em cujo processo os chefes de serviço desempenham um papel de
animador, uma vez que as informações que transmitem e o espírito
dentro do qual comunicam influenciam a qualidade geral da
comunicação interna. Deste modo, o investimento em comunicação
interna requer
determinadas competências, meios e tempo.
De
acordo com Lionel Brault,
consideramos que, no futuro, quando a comunicação interna das
organizações for desenvolvida na mesma dimensão em que se
efectuam os estudos sobre o consumidor, obteremos conceitos mais
valorizadores para a empresa do que as imagens fabricadas que têm
a pretensão de seduzir.
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