Helena Maria Ferreira Pinto Ramos, A Comunicação Interna. Estudo de Caso no C.E.T., 1997.

A ausência de informação gera erros e cria falsas interpretações que podem repercutir-se na empresa de forma devastadora. Witinghausen[1] concluiu, após inúmeras experiências, que grande parte dos conflitos internos são devidos à ausência de informação e à falta de conhecimentos sobre a empresa.

«[…] a informação objectiva multiplica o expoente da compreensão, aumenta o grau da persuasão, reforça e aprofunda as relações humanas, introduz um estilo humano na condução dos homens, facilita a aprendizagem e aumenta a rentabilidade e eficiência […]a informação não é uma finalidade secundária anexa à condução dos homens…faz parte da própria essência da condução[…]»[2]

Vejamos o que Lionel Brault e Phillip Clampitt dizem sobre o problema referido.

Lionel Brault diz que um problema de comunicação nem sempre corresponde a um défice da mesma e que algumas empresas confrontadas com problemas de informação, tentam resolvê-los, criando novos suportes de comunicação, o que pode não ser o ideal «[…] demasiada informação aniquila a comunicação[…]».[3]

Phillip Clampitt vai mais longe, ao dizer que o aumento da quantidade de veículos de comunicação não é proporcionalmente equivalente a um aumento do grau de informação das pessoas.[4] A proliferação das tecnologias da comunicação no local de trabalho cria a ilusão de uma disseminação efectiva da comunicação, no entanto, é completamente errado fazer esta relação porque «[…]os canais não comunicam, as pessoas sim[…]».[5]

De acordo com Lionel Brault apresentamos alguns problemas de comunicação que podem surgir em qualquer organização:

a)      -  distanciamento entre departamentos;

b)      -  quadros que não exercem a sua função de comunicação interna;

c)       -  disparidade entre pessoas motivadas e eficazes e outras que levantam

-  discussões constantemente;

d)      -  pedidos justificados de autonomia;

e)      -  pedidos injustificados de aumentos gerais;

 Michael Bland e Peter Jackson citam os mesmos problemas acrescentando ainda outras variáveis de uma comunicação deficiente:

f)         -  falta de compreensão dos objectivos da empresa;

g)      -  incapacidade de realização de tarefas individuais com a máxima qualidade

possível;

h)       -  falta de percepção das exigências do consumidor e dos desafios da

concorrência;

i)         -  relações deficientes com os superiores imediatos;

j)         -  críticas e mal entendidos entre departamentos;

k)       -  incapacidade de dar informações francas aos subordinados;

l)         -  avaliação insuficiente da necessidade de qualidade e perfeição;

m)    -  preferência pelo recurso rápido à acção empresarial em detrimento de um

diálogo esclarecedor com vista a soluções harmoniosas;

n)       -  queda geral da moral.[6]

Ainda segundo estes autores, «[…] diferentes grupos de empregados precisam de informações diferentes, apresentadas de diferentes forma […]».[7] Os autores alargam o âmbito da questão ao referirem que as necessidades de informação variam relativamente ao grau, à profundidade e ao tipo de informação requerida, de acordo com a localização, a responsabilidade e a função do indivíduo, o que obriga a utilizar técnicas específicas de comunicação. É preciso, de acordo com Mickael Bland e Peter Jackson, estabelecer uma distinção, principalmente, entre os gestores e os empregados, porque apesar de partilharem objectivos comuns, relativamente às suas necessidades, estas variam significativamente quanto ao grau e à profundidade da informação requerida. Por exemplo, a maioria dos gestores precisa de informação pormenorizada sobre os objectivos financeiros, enquanto os operacionais talvez precisem de informações muito pormenorizadas sobre salários e regalias. É essencialmente aos níveis de supervisão e de gestão que há estrangulamento da comunicação,[8] devendo-se concentrar esforços para melhorar a comunicação a este nível.

O sucesso na transmissão das informações depende da natureza e qualidade da informação recebida que, por sua vez, depende da natureza e da qualidade de relacionamento entre as pessoas envolvidas no processo.

Parece estar bem cristalina nestes três autores, a ideia de que os problemas de comunicação se devem, por um lado, à ausência de informação[9],, mas que existem ainda outros factores que provocam problemas de comunicação, como são as diferentes necessidades de informação dos grupos a natureza e a qualidade da informação e a natureza e a qualidade de relacionamento entre as pessoas envolvidas.