Henrique J. C. de Oliveira, Gramática da Comunicação, Col. Textos ISCIA, Aveiro, FEDRAVE, Vol. I, 1993, 311 pp., Vol. II, 1995, 328 pp.

II

A Informação: base da comunicação

ONDE OBTER A INFORMAÇÃO

Do mesmo modo que um rio não poderá correr se não tiver uma nascente e recursos hídricos que lhe alimentem o caudal, também nós não poderemos ter conhecimentos sem fontes de informação, sejam elas orais ou escritas. Daí que a primeira pergunta que deveremos formular seja: -onde obter a informação ou informações pretendidas, evitando-se  perdas de tempo por pesquisas pouco inteligentes?

Existem à nossa disposição diferentes fontes de informação, que poderemos agrupar em duas grandes classes:  os meios tradicionais e mais simples; os meios informáticos, mais complexos mas também mais evoluídos e com elevadas potencialidades. Dentro dos meios tradicionais, temos à nossa disposição diferentes recursos: serviços de documentação; meios de comunicação social; livros técnicos especializados, obras de vulgarização e manuais escolares; bibliotecas públicas e privadas; dicionários e enciclopédias.

De uma maneira geral, quase todas as administrações, empresas e estabelecimentos de ensino possuem sectores especializados na informação ─ os serviços de documentação ─, onde poderemos encontrar informação especializada, diariamente classificada e actualizada, aos quais poderemos recorrer.

Além dos serviços de documentação, encontramos uma vasta fonte de informação, sobretudo acerca de problemas da actualidade ou de interesse geral, nos meios de comunicação social, tais como jornais e revistas, entre outros. Além dos acontecimentos do dia-a-dia, dos chamados "faits divers", encontramos muitas vezes artigos bastante desenvolvidos sobre os mais variados temas, quer em secções próprias, quer geralmente em suplementos.  Em Portugal, encontramos diversos jornais que apresentam suplementos bastante desenvolvidos que merecem uma leitura atenta e até mesmo o seu destaque e arquivo. Para darmos um exemplo concreto, temos o caso do jornal Expresso e o de revistas várias que, semanalmente, aparecem nos locais habituais de venda. Apresentam diversos temas da actualidade e artigos de interesse e cultura geral tratados com certo desenvolvimento.  Uma vez que nem sempre adquirimos nem coleccionamos esses jornais ou revistas, o local onde nos deveremos dirigir para sua consulta deverá ser, de preferência, nas próprias empresas que os editam. Aí existe o arquivo de todos os exemplares publicados, bem como serviços próprios de documentação. Além das próprias empresas jornalísticas, poderemos ainda recorrer às bibliotecas públicas, que normalmente recebem e arquivam determinados jornais e revistas.

De uma maneira geral, não nos devemos limitar às publicações periódicas nacionais. Encontramos também, nas bancas e papelarias, jornais e revistas em outras línguas, sobretudo inglesa e francesa, que não deveremos desprezar. A título exemplificativo, poderemos citar, entre outras, revistas tais como L'Express, The New Observer, Le Nouvel Observateur, Le Monde, Science et Vie, Géo, etc. Existem revistas especializadas sobre quase todos os domínios do saber: Ciências e Tecnologia, Automobilismo, Espaço, Mecânica, Informática, Geografia, História,  Economia, Literatura, Arte, etc.

As grandes editoras põem quase sempre à disposição do público leitor colecções de obras técnicas, obras de vulgarização e manuais escolares.  Em Portugal são várias as editoras e as colecções. Se as quiséssemos mencionar todas, obteríamos uma longa listagem. A título meramente exemplificativo, indicam-se algumas das muitas colecções à venda nas livrarias:

Da Editorial Presença, encontramos diversas colecções relacionadas com várias áreas do conhecimento, tais como, por exemplo: Colecção Sistemas ─ ligada ao mundo da informática;  Col. Biblioteca de Gestão Moderna ─ ligada à área da Gestão e Relações Públicas; Col. Tempos Livres ─ ligada a diversas áreas do saber.

Das Edições 70, encontramos diferentes colecções: Col. Perspectivas do Homem ─ área da Antropologia; Col. Persona ─ áreas da Psicologia e Psicanálise;  Col. Lugar da História; Col. O Saber da Filosofia; Col. Arte e Comunicação.

Da Ed. Europa-América, na colecção Livros de Bolso, encontramos praticamente todos os domínios, desde as diferentes ciências até à literatura e lazer.

Ficaram também por citar, como é óbvio, muitas outras colecções editadas por muitas outras editoras. Convém não esquecer as edições feitas por organismos oficiais e fundações culturais. Recordemos, por exemplo, o caso das obras publicadas pela Imprensa Nacional e as da Fundação Calouste Gulbenkian, abrangendo os vários sectores do conhecimento e actividades humanas.

Além destas obras, prestam também serviço útil os manuais escolares e as obras especializadas tendo em vista os diferentes sectores do ensino, onde frequentemente encontramos as informações de que necessitamos e que poderão servir de ponto de partida para trabalhos mais profundos de pesquisa.

Em todas as cidades e sedes de concelho podemos encontrar bibliotecas públicas, em regra devidamente organizadas e com ficheiros actualizados de todas as publicações aí existentes. Nas mais importantes, existem mesmo ficheiros por assuntos, que facilmente nos permitem o acesso à informação pretendida. Em Portugal, encontramos nas três principais cidades ─ Lisboa, Porto e Coimbra ─ bibliotecas onde se encontra tudo quanto é publicado no país: livros, revistas, jornais, folhetos, opúsculos, etc.

Além das bibliotecas nacionais e municipais, os estabelecimentos de ensino, empresas de certa envergadura e associações culturais possuem geralmente bibliotecas mais ou menos apetrechadas. De entre estas, destacam-se os estabelecimentos de ensino, sobretudo as Universidade e Institutos Superiores, e, em alguns casos mesmo, determinados Seminários.

Ao lado das universidades encontram-se implantadas bibliotecas, reservadas em princípio a alunos e professores; mas, de uma maneira geral, o seu acesso é possível a todos, uma vez  obtida a respectiva autorização.

Em caso de dificuldade na utilização dos serviços prestados por uma biblioteca pública, poderemos dirigir-nos ao Director ou Conservador da Biblioteca ou aos funcionários especializados que aí trabalham.

Relativamente às bibliotecas públicas, convirá ter em conta os seguintes aspectos:

♦ Existem normalmente dois tipos de leitura: domiciliária e na própria biblioteca. Geralmente, obras raras, especializadas, de difícil obtenção ou demasiado caras, só são consultáveis na própria biblioteca. E no caso de certas obras, por serem raras ou antigas e de elevado valor, a sua consulta só é possível após autorização especial, devendo ser feita, em alguns casos,  em gabinetes especiais.

♦ A maior parte das bibliotecas apresenta dois tipos de ficheiros:  um catálogo por autores e um catálogo por assuntos.

♦ Geralmente, para leitura de uma obra, só poderemos ter acesso a ela após a consulta  dos ficheiros e o preenchimento da ficha de requisição,  uma para cada livro, na qual teremos de indicar todos os elementos de identificação referentes à obra e ainda o registo da localização, a chamada cota, a fim de que o funcionário facilmente a possa encontrar.

♦ Entre a requisição e a obtenção da obra, deveremos prever sempre um certo tempo de espera, que poderá ir de 3 a 5 minutos ou mesmo até cerca de meia hora.

♦ Na utilização das obras consultadas, deveremos ter em conta o facto de que elas são instrumento de trabalho para todos quantos recorrem aos serviços da biblioteca. Por isso, deveremos ter o máximo cuidado na utilização dos livros, evitando escrever neles, sublinhar e marcar ou retirar páginas, o que iria prejudicar o trabalho de outros leitores.

♦ Escusado será dizer que o silêncio é uma norma que deverá ser respeitada, no interesse de todos quantos trabalham.

Em suma, antes de podermos utilizar os serviços de uma biblioteca, deveremos previamente informar-nos junto do funcionário acerca das normas de leitura aí vigentes.

Uma fonte de informação e de esclarecimento que por vezes esquecemos encontra-se nos dicionários e enciclopédias. Dada a elevada multiplicidade de tipos de dicionários existentes hoje em dia, convirá aqui fazer uma breve reflexão sobre o assunto.

De uma maneira geral, considera-se como dicionário qualquer registo organizado de maneira lógica, normalmente por ordem alfabética, de formas linguísticas ou vocábulos devidamente explicados. Os mais vulgarizados e que geralmente utilizamos quando temos dificuldades com a compreensão de um vocábulo são os chamados dicionários gerais-descritivos, que podem ou não ser ilustrados. Além deste tipo de dicionários, há uma grande variedade de tipos, tornando-se mesmo difícil enumerar tudo quanto existe. No entanto, vejamos alguns:

♦ Dicionários de línguas - permitem encontrar a correspondência de vocábulos entre duas ou mais línguas. Os mais frequentes são os dicionários bilingues; no entanto, existem também os chamados dicionários plurilingues ou poliglotas, na medida em que apresentam simultaneamente três ou mais línguas.

♦ dicionários de sinónimos e antónimos - apresentam não só os vocábulos de sentido equivalente, mas também os de sentido contrário.

♦ dicionários etimológicos-históricos - procuram apresentar a origem dos vocábulos e estudar a sua evolução nas várias línguas, como é o caso, por exemplo do dicionário de Meyer-Lübke, o Romanisches Etymologisches Wörterbuch (3 vols., 1935), para as línguas românicas, ou dentro de uma língua apenas, como é o caso, por exemplo, do de Antenor Nascentes, para a língua portuguesa.

♦ dicionários de regimes - procuram apresentar a conjugação de todos os verbos de uma língua, bem como os regimes de substantivos e adjectivos.

♦ dicionários regionais - procuram apresentar os regionalismos, isto é, os vocábulos característicos de determinadas regiões e frequentemente não presentes nos dicionários gerais-descritivos.

♦ dicionários técnicos - estes dicionários, que poderíamos incluir dentro dos especializados, caracterizam-se por apresentar o conjunto de terminologia técnica relativa a diferentes sectores. Podem ser unilingues, bilingues ou plurilingues.

♦ dicionários ideológicos  ou  analógicos - são dicionários que completam os dicionários gerais-descritivos. Dão-nos não só as diferentes expressões existentes numa língua para um mesmo conceito, como também nos permitem encontrar, por exemplo, uma palavra de que não nos lembramos ou que melhor exprima a ideia que temos em mente. Estes dicionários apresentam geralmente dois sistemas de pesquisa: num volume vêm todas as palavras por ordem alfabética, as quais, por sua vez, nos remetem para o volume ou volumes onde se encontram ordenados os conceitos. Como exemplo de um dicionário analógico poder-se-á citar o de Artur Bivar, Dicionário Geral e Analógico da Língua Portuguesa, Porto, Edições Ouro.

♦ dicionários de frases ou ideográficos - apresentam ordenadas alfabeticamente listagens de frases, geralmente de tipo idiomático, com os respectivos sentidos.

♦ dicionários de erros e dificuldades - procuram registar e explicar os erros e dificuldades mais sentidas no uso de uma determinada língua, permitindo uma correcção e aumento da competência linguística do sujeito falante.

♦ dicionários inversos - apresentam os vocábulos ordenados não da maneira habitual, mas por ordem das terminações.

♦ dicionários fundamentais - dão-nos o sentido das palavras pela ordem de frequência, partindo do sentido mais frequente até ao menos usual.

♦ dicionários especializados - embora esta designação possa ser ambígua, engloba todos os dicionários ligados a áreas específicas do saber, tais como, por exemplo, os dicionários de Literatura, de História, de Autores, de Obras Literárias, de Informática, de Linguística, de Medicina, de Engenharia, de Arte, etc.

Além dos dicionários, podem prestar valioso auxílio no domínio da língua os prontuários ortográficos. No domínio do conhecimento em geral constituem valiosa fonte de informação as grandes enciclopédias, de que existem bons exemplares em língua portuguesa. Há que prestar atenção a determinadas enciclopédias publicadas em Portugal, geralmente traduzidas de outras línguas, como por exemplo do Espanhol, que apresentam erros científicos e de língua, devido a uma menos correcta tradução, especialmente algumas destinadas a estudantes. Para aqueles que dominem outras línguas além da materna, é igualmente vantajosa a consulta das grandes enciclopédias em língua espanhola, inglesa e francesa.

De todos os meios de informação ao nosso dispor, sem dúvida que os mais actuais e evoluídos são os meios informáticos. Se reflectirmos um pouco acerca do adjectivo informático, encontraremos na sua origem o vocábulo informar.

Segundo parece, o vocábulo informático foi pela primeira vez utilizado por um engenheiro, Ph. Dreyfus, num artigo por ele escrito. Criou o vocábulo a partir da contracção das palavras informação e automático. Entrou rapidamente na linguagem corrente na sua forma feminina: informática.

Os dicionários e enciclopédias definem a informática como sendo a «ciência do tratamento racional, especialmente por meio de máquinas, da informação, considerada como o suporte dos conhecimentos humanos e das comunicações nos domínios técnico, económico e social». Esta definição, hoje em dia, está longe de ser a mais correcta. E quando se fala em informática, pensa-se de imediato em computadores. Na altura em que tal definição foi formulada, no começo dos anos sessenta, a informática estava ainda a dar os primeiros passos. Mesmo agora, ainda mal se adivinha a multiplicidade de campos e actividades que esta nova ciência virá a alcançar no futuro. Hoje, tornou-se já uma ferramenta de trabalho indispensável em todas as áreas do saber humano, permitindo aos especialistas o tratamento de enormíssimas quantidades de informação, de maneira automática e, sobretudo, num reduzidíssimo espaço de tempo.

Além de permitir ao utilizador a realização e organização de bases de dados pessoais, por meio de «software» adequado, criado especialmente para o efeito, existem já em vários países serviços de informação à distância, aos quais se pode recorrer como forma de consulta.

Os vocábulos telemática e videotex ou videotexto começam a tornar-se correntes nos países mais evoluídos. O videotexto é já conhecido em Portugal, embora ainda pouco difundido. Desde que um utilizador possua um terminal com vídeo e impressora, poderá obter em sua casa ou no local de trabalho as informações sobre os temas solicitados.

Em França, desde há já alguns anos, os utilizadores têm à sua disposição o «minitel», distribuído gratuitamente pelos serviços telefónicos do país. A partir de um menu de opções apresentado num ecrã, o utilizador pode obter através do teclado do aparelho todas as consultas e informações desejadas. E querendo o seu registo escrito, bastar-lhe-á ter acoplada uma impressora.

Aqueles  que  possuam  um  computador  podem-no  também  utilizar como  terminal,  desde  que o equipem com um  modem  (aparelho modulador + demodulador), que transforma os dados informáticos em sinais analógicos para sua transmissão através de uma rede e os reconverte por meio de operação inversa num terminal ou computador.

Actualmente, em Portugal, começa já a ser corrente ouvir-se falar em audifone, telescrita, teleconferência, vídeo-conferência, videotex ou videotexto, telex, telecópia, teletex e telefax.[1] Qualquer um destes sistemas tem a ver com o envio ou recepção  à distância (tele=distância) de textos e documentos, ou seja, tem a ver com a permuta da informação.

Existem ainda outras maneiras de obter a informação, não indicadas nas páginas anteriores, que poderão ser aproveitadas com grande vantagem.  Uma delas, bastante útil quando se trata de assuntos da actualidade, será a da entrevista directa com pessoas competentes na matéria que é objecto da nossa pesquisa. Outra fonte de pesquisa informativa será a da consulta de arquivos de natureza audiovisual já existentes em centros especializados neste tipo de material: registos fonográficos, registos audiomagnéticos em bobinas e, mais recentemente, em cassetes, fotografias, diapositivos, postais ilustrados, "posters", documentários em filmes de vários formatos (8, super 8, 16 e 35 milímetros), registos em vídeo, etc.

Em países mais desenvolvidos, existem já centros especializados no arquivo da informação em todo o tipo de suporte, abertos a todo o público interessado e que funcionam em moldes semelhantes aos das bibliotecas. Aí poderemos visionar a informação pretendida e obter cópias para utilização pessoal. É o caso, por exemplo, do Centro Georges Pompidou, em Paris.

REGRAS  PRÁTICAS  PARA  PESQUISA,
REGISTO E ARQUIVO DA INFORMAÇÃO

Quando pretendemos efectuar  um  trabalho sobre determinado tema, a primeira atitude a assumir será a de formularmos um conjunto de questões que nos permitam traçar um percurso lógico e proveitoso para a pesquisa:  ─ Qual a área do saber? Filosofia, Religião, Direito, História, Literatura, Técnica, Ciências Aplicadas, Relações Públicas, Comércio, ...?  Quais os objectivos? Por onde começar? Que estratégia adoptar?

Não há esquemas rígidos e únicos de trabalho; no entanto, poderemos indicar algumas regras práticas conducentes à realização de um trabalho.  De uma maneira geral, há duas etapas importantes:

A segunda etapa pressupõe o domínio correcto da língua em que nos expressamos, bem como toda uma série de conhecimentos conducentes ao aumento da competência linguística do sujeito falante. Dela nos ocuparemos essencialmente ao longo dos capítulos seguintes, reflectindo sobre os mais variados aspectos relacionados com a comunicação e a língua utilizada. É da primeira etapa que agora teremos de nos ocupar e relativamente à qual poderemos apresentar, de maneira sucinta, algumas regras práticas.

Na primeira etapa temos a considerar dois aspectos: a pesquisa propriamente dita da informação e o seu subsequente registo e arquivo, para ulterior utilização. Relativamente à pesquisa, convirá ter em conta, entre outros, os seguintes aspectos, que são de grande importância:

a) - Se não tivermos nenhum ponto de partida ainda bem definido, deveremos determinar com precisão o domínio do saber em que se situa o trabalho a realizar. Recordem-se as questões anteriormente formuladas.

b) - Uma vez determinado o domínio em que teremos de trabalhar,  deveremos planificar por ordem decrescente de probabilidades os locais onde poderemos pesquisar as informações.

c) - Deveremos partir de obras ou artigos mais gerais e só depois passar a artigos de carácter mais restrito.

d) - Pode dar-se o caso de, ao pesquisarmos em ficheiros por assuntos, não encontrarmos referência directa àquilo que pretendemos. Neste caso, convirá procurar noutras rubricas que tenham relação com aquilo que pretendemos. Vejamos um exemplo concreto. Suponhamos que temos de realizar um trabalho sobre as técnicas de elaboração de uma entrevista. O primeiro verbete a procurar num ficheiro por assuntos será logicamente em ENTREVISTA. Se não encontrarmos nada sobre o assunto, deveremos verificar se não existe qualquer verbete em TÉCNICAS DE ENTREVISTA. Isto será pouco provável, uma vez que, em regra, se efectua o registo do verbete pela última palavra: ENTREVISTA, Técnicas de -. No entanto, devem-se prever todas as possibilidades. Dando-se o caso de também não encontrarmos nada nos ficheiros, será lógico que procuremos na rubrica COMUNICAÇÃO. E assim sucessivamente. Regra geral, em ficheiros bem  organizados, encontram-se diversos verbetes remissivos, que nos indicam a obra ou obras  onde são abordados os temas pretendidos.

e) - Quando a etapa anterior falha, deveremos procurar em obras ou revistas que possam englobar os aspectos que nos interessam. Não é por acaso que um livro, quando bem organizado, apresenta sempre um índice dos capítulos e, por vezes, um índice geral remissivo de autores e de assuntos referidos ou abordados ao longo dos capítulos.

f) - Encontrada uma obra com interesse, deveremos prestar atenção às citações, notas e referências bibliográficas, que constituem outras fontes de pesquisa e informação.

g) - Deveremos utilizar as fontes de informação bibliográfica publicadas pelas grandes bibliotecas e por certos organismos oficiais e privados.

h) - Datas de acontecimentos podem constituir um bom ponto de partida para pesquisa sobre certos temas. Suponhamos que na rádio ou no jornal onde trabalhamos nos pedem uma reportagem sobre os primeiros passos da conquista espacial, sobretudo do período dos primeiros lançamentos para o espaço dos satélites artificiais. Perante acontecimentos que sabemos serem uma das matérias noticiosas mais procuradas pelos meios de comunicação social ou, como também são normalmente designados, pelos mass media, deveremos recorrer aos jornais e revistas dessa época. Mas, para uma localização mais precisa no tempo, poderemos começar por recorrer a uma enciclopédia das mais recentes e verificar o que nos diz na rubrica ESPAÇO. Registaremos as datas e informações aí presentes e a partir dessa informação, geralmente bastante condensada, poderemos começar a ampliar as nossas informações recolhendo elementos ─ imagens e textos ─ nas diversas publicações editadas na época em que se deu o acontecimento.

O segundo aspecto dentro da fase da pesquisa da informação tem a ver com o registo  e arquivo das informações obtidas.

Ao lado dos sistemas informáticos ─ caso das bases de dados ─, que nos permitem a criação de um banco organizado de informações, existem diversos sistemas de registo e arquivo de documentos, uns relativamente simples, económicos e eficazes, outros mais técnicos e igualmente eficazes, mas mais caros e, como tal, menos acessíveis para quem não disponha de grandes recursos económicos. Quer utilizemos sistemas economicamente acessíveis, quer sistemas altamente sofisticados, em todos eles há uma norma fundamental que nunca deverá ser esquecida: toda a informação recolhida deverá ser devidamente identificada com os seguintes elementos: título de referência, título do artigo, autor, local onde foi publicado (revista, jornal, livro), editora, data, páginas.

Acerca do problema da identificação da fonte informativa há normas internacionais que convém conhecer e que se encontram em obras especializadas sobre técnicas de registo e arquivo bibliográfico[2]. Em todas as nossas consultas, transcrições, cópias de documentos, etc, deveremos ter sempre o cuidado de não esquecer estes elementos, que registaremos segundo esta ordem: nome do autor, título do livro, número da edição, cidade, casa editora, data da publicação e números das páginas onde se encontra a informação registada. Se o artigo foi publicado em jornal, revista ou faz parte de uma obra constituída por artigos de diversos autores, não deveremos esquecer estes elementos. Como exemplo, observem-se as notas e indicações bibliográficas presentes nestas páginas.

Vejamos alguns processos simples e acessíveis para organizarmos o nosso dossier de material informativo: a) sistema de "dossier"; b) sistema de ficheiro.

Com o primeiro sistema, poderemos utilizar uma pasta de arquivo com argolas de formato A4, que poderemos organizar por secções onde colocaremos as consultas e registos de acordo com um plano previamente definido.

O segundo sistema, bastante vantajoso, consiste em classificar todos os elementos obtidos ─ recortes de jornais e revistas, fotocópias, transcrições, etc. ─ em fichas independentes, uma por cada artigo, que colocaremos por ordem alfabética num ficheiro.

Há formatos comercializados de fichas para arquivo de documentos, em diversas dimensões, que poderemos adquirir e utilizar. Se quisermos utilizar um sistema extremamente económico, poderemos construir o nosso sistema pessoal de ficheiro a partir de folhas de formato A4. Com elas, poderemos obter dois tipos de fichas:  para arquivo de recortes, transcrições mais longas, fotocópias, imagens, etc; para elaboração de verbetes para tomada de pequenas notas.

Uma folha de formato A4 dividida em 4 partes permite obter quatro verbetes para registo de pequenas notas; se a dobrarmos ao meio, obteremos uma pequena ficha com duas folhas, que poderá servir como pasta de arquivo de documentos: recortes de jornais ou revistas, notas mais longas, fotocópias, etc.  Observe-se a figura 2, onde nos são dadas as dimensões obtidas utilizando-se uma folha de formato A4. 

No caso dos verbetes (quatro por cada folha A4), traçaremos uma linha horizontal a vermelho, a 20 milímetros da parte superior.  A cerca de 1 centímetro afastado do lado esquerdo escrevemos sobre a linha vermelha, a caneta de feltro, o título do artigo, para arquivo por ordem alfabética.

Em relação às fichas maiores, que servirão como pastas de arquivo, exteriormente, traçaremos na parte superior uma linha horizontal vermelha, a 3 centímetros da parte superior. De maneira semelhante aos verbetes mais pequenos, escreveremos sobre a linha vermelha, a cerca de 1 centímetro da margem esquerda, de maneira legível, de preferência com caneta de feltro e em letra de  imprensa, o título do material que iremos guardar no seu interior. Os recortes poderão ser agrafados ou, de preferência, seguros com fita adesiva. No caso de artigos de maiores dimensões, poderemos dobrá-los da maneira mais adequada de modo a caberem dentro desta pasta de formato A5.  Para que os elementos arquivados não caiam, poderemos colocar uma tira de fita adesiva em baixo e a meio do lado direito, na zona indicada na figura 2-B a tracejado. Será o bastante para que o material aí arquivado fique em segurança.

Relativamente a este tipo de ficheiro, convirá ter em conta os seguintes aspectos:

● A elaboração e arquivo de cada ficha deverá ser efectuado à medida que os documentos vão sendo recolhidos, evitando-se  a sua acumulação.

● A classificação das fichas deverá sempre fazer-se por ordem alfabética por temas, por autores, por assuntos, etc.

● Neste ficheiro apenas deverão ser arquivados documentos, artigos, recortes, notas e material de reduzida extensão.

● Paralelamente poder-se-á ter um sistema de ficheiro com fichas de formato reduzido, os verbetes do tipo A, que remetam para os diferentes locais onde se encontra arquivada a documentação.

Convirá frisar que as indicações fornecidas visam apenas apresentar um sistema relativamente fácil e económico para arquivo de informações, tendo em vista a documentação pessoal indispensável para a fase seguinte, a de exposição das ideias.

__________________________________

[1] ─ Indica-se a seguir, de maneira simplificada, em que consiste cada um dos sistemas indicados:

● telemática - conjunto de meios tecnológicos que permite a transmissão à distância de informações.

● videotex ou videotexto - à letra, o vocábulo significa 'ter texto num terminal de vídeo'. Através desse terminal, a partir da casa de cada um, é possível ter acesso a um banco ou base de informações abrangendo as mais diversas áreas, bastando efectuar a escolha, por meio de teclado, daquilo que se pretende.

● audifone -sistema que permite a uma empresa ou qualquer serviço, através de uma linha telefónica, difundir informações a grande número de pessoas em simultâneo, geralmente tendo em vista a promoção de produtos ou tendo simplesmente como objectivo o envio de informações consideradas úteis.

● telescrita - sistema que permite a dois interlocutores trocarem à distância, através de uma linha telefónica, informações gráficas.

● teleconferência - sistema que permite a efectivação de reuniões de trabalho entre grupos afastados. Além das palavras, permite também a distribuição ou permuta de documentos escritos, desde que dotado de sistemas complementares.

● vídeo-conferência ou vídeo-reunião - sistema semelhante ao da teleconferência. Enquanto esta permite apenas a troca de palavras e documentos, a vídeo-conferência tem a vantagem de juntar a imagem dos intervenientes. Cada participante não só ouve como vê os outros. Este sistema permite actualmente reuniões com quatro a seis pessoas.

● telex - apesar de já possuir alguns anos de existência, este sistema continua a prestar útil serviço, permitindo a transmissão de textos à distância e com elevada rapidez.

● telecópia - sistema idêntico mas mais aperfeiçoado que o telex.

● teletex - máquina de tratamento de texto que elabora documentos e os transmite à distância através das redes de telecomunicações.

● telefax - sistema de telecópia prática e rápida, que permite o envio de mensagens e grafismos com grande fidelidade.

[2] ─ Cita-se a título exemplificativo a obra Regras Portuguesas de Catalogação.  Lisboa, Instituto Português do Património Cultural. Departamento de Bibliotecas, Arquivos e Serviços de Documentação, 1º vol., 280 pp.   Veja-se também Umberto ECO, Como se faz uma tese em Ciências Humanas,  Col. Biblioteca de Textos Universitários, nº 41, 5ª ed., Lisboa, Editorial Presença, 1991, capº IV.